Como organizar uma reunião de negócios

Defina um objetivo para a reunião, e torná-lo breve e claramente definidos. Por exemplo, criar uma pequena lista de pontos de bala descrevendo metas específicas. O objetivo de sua reunião poderia ser a de comunicar informações importantes, tomar decisões, resolver problemas ou atribuir ações. Um objectivo concisa e to-the-point ajuda o organizador da reunião determinar quem deve participar da reunião. Construir uma lista de convidados, alinhando cada meta com membros da equipe cuja presença tornará possível para realmente cumprir a meta.

Definir a agenda da reunião com base em cada meta no objetivo. Se um objetivo é comunicar o início de um projeto, definir um item da agenda que identifica que vai apresentar essa informação e como as informações serão compartilhadas, como por apresentação do PowerPoint. Se o objetivo é atribuir ações, definir um item da agenda que descreve como atribuições serão feitas. Cada meta deve ter um ou mais itens da agenda alinhados diretamente com ele.

Escolha uma data de reunião e tempo com base na disponibilidade do líder da reunião e os convidados mais críticos. Quanto maior a lista de convidados, mais difícil é encontrar um dia e hora em que todos estejam disponíveis. Aceitar cada vez que se encaixa como muitos horários possível. Antes de definir o tempo, reflectir sobre fusos horários. Se alguns convidados irão participar por telefone ou pela Internet, considere suas horas de trabalho, bem como o seu próprio. Uma reunião 13:00 em Eastern Standard Time é uma reunião de almoço horas no horário padrão Central. Nesse mesmo encontro é no 02:00 em Tóquio.

Encontrar uma sala de conferências que irá torná-lo possível atingir todos os itens da agenda. Escolha um quarto grande ou pequeno o suficiente para caber confortavelmente o número de pessoas esperadas para assistir. Um quarto que acomoda 40 é uma má escolha para uma reunião com 10 pessoas. Da mesma forma, você não quer uma multidão apertando em tão apertado que é necessário para trazer cadeiras extras.

Se apresentações são esperados, certifique-se que o quarto está equipado com um projetor. Se não, fazer arranjos para trazer um projector com você - também certificar-se você tem algo a projetar sobre, como uma tela ou uma parede branca. Não se esqueça de considerar a disponibilidade de outros acessórios, como placas brancas com seca apagar marcadores, flip charts e telefones de alto-falante para os participantes fora do local. Para reuniões multi-hora, providenciar alimentos e bebidas para que os participantes manter o foco sobre o tema, em vez de seus estômagos.

Notificar convidados da objetivos da reunião, data, hora e local com suficiente antecedência para que eles possam se preparar adequadamente. Na maioria dos casos, pelo menos uma semana de antecedência é preferível. Use um software de calendário do local de trabalho para enviar um compromisso de reunião para todos os convidados. Muitos programas alertará convidados alguns minutos ou alguns dias antes da reunião, ou personalizar os alertas para as suas necessidades.