Como tomar excelentes minutos de reunião

Escolha um método para gravar a ata da reunião. Pesar as vantagens e desvantagens de gravação em fita, digitando notas, e escrever os detalhes com a mão durante o curso da reunião. Considere-se um método à prova de falhas, tais como uma combinação de dois desses métodos. Por exemplo, você pode gravar-gravar a reunião e também digitar notas para o seu laptop ou tablet.

Obter uma cópia de "Regras de Ordem de Robert" ou acessar uma assinatura on-line desta cartilha sobre o procedimento parlamentar e as melhores práticas para a condução e gravar reuniões. Estudar o formato adequado para a gravação de discussões de reuniões, movimentos, segundo a propostas, discussão e votação. Se possível, ter uma cópia do livro ou o site acessível a você durante a reunião. Isto irá provar inestimável no caso de membros olhar para você para respostas sobre governança adequada, conduta, registros oficiais e minutos.

Formatar uma introdução e estrutura para seus minutos. Por exemplo, listar a data, hora, dos oficiais nomes, localização e finalidade da reunião na sua introdução. As atas das reuniões devem refletir o momento em que a reunião foi chamado à ordem, bem como o tempo que tinha sido interrompida. O objetivo das reuniões formais pode ser simplesmente uma capelas assinatura mensal no entanto, se você está gravando os minutos para uma reunião especial de membros, garantir que seus minutos refletir com precisão que esta é uma reunião que a organização não costuma realizar no curso de sua negócio normal. Muitas organizações do setor público podem convocar reuniões extraordinárias para discutir assuntos confidenciais, tais como questões de pessoal, que são isentos de certas disposições da Lei da luz do sol de um estado.

Levante-se quando o presidente da organização ou o líder do grupo apresenta. Se você não está formalmente apresentado, apresente-se ao grupo e explicar o seu papel como a secretária de gravação ou o anotador. Diga ao grupo que métodos que você está usando para capturar as discussões da reunião. Desta forma, os membros identificá-lo como o responsável pela criação e manutenção de documentos oficiais da organização, o que é particularmente útil para os membros que não te conhecem, ou aqueles que não estão familiarizados com a organização e suas práticas. Além disso, a sua introdução serve como uma sugestão que os participantes devem falar de forma audível para que você possa efetivamente desempenhar suas funções de anotações.

Pedir aos participantes para se apresentar enquanto você observar rapidamente os seus nomes e onde eles estão sentados. Desta forma, você não tem que pedir constantemente as pessoas a repetir seus nomes quando você está gravando movimentos, segundos e pontos de discussão. Por exemplo, você deve sempre gravar o nome da pessoa que faz um movimento, a pessoa que segundos, e a pessoa que solicita a votação de uma moção. Quando alguém liga para o voto, eles costumam dizer: "Chamada para a questão." O líder do grupo, então, pede aos membros para votar. Se há uma discussão antes da votação, gravar partes salientes da discussão e anotar todas as objeções oficiais. Suas notas sobre moções e votação também deve conter os nomes de Ayes, nays e as abstenções.

Evite interjecting declarações subjetivas em suas notas. Não interpretar o que um falante quer dizer por seu tom de voz, inflexão ou sinais não-verbais. atas de reuniões deve ser factual e objectiva - qualquer torção em declarações de um participante pode corroer a integridade de seus minutos e pôr em causa a sua capacidade de gravar corretamente minutos. Por exemplo, escrever "John Doe fez a seguinte proposta: Fechar escolas nos dias em que o Serviço Nacional de Meteorologia prevê que mais de cinco polegadas de neve para os municípios de Jackson, Adams e Madison," não "John Doe enfaticamente afirmou que queria que o grupo votar se para fechar as escolas em dias quando as condições meteorológicas regionais indicam mau tempo e as estradas intransitáveis. "

Finalize seus minutos, logo que possível após as reuniões suspende os trabalhos, enquanto que as ações ainda estão frescas em sua mente. Rever as suas notas, ouvir a gravação em fita e se preparar para elaborar a sua versão final. Se você tiver dúvidas sobre o que ocorreu durante a reunião, conversar com um oficial ou um líder no grupo. Em alguns casos, pode ser necessário entrar em contato com a pessoa para a cujas demonstrações precisar de esclarecimentos.

Fornecer o líder do seu grupo com o que se propõe é a final minutos- pedir feedback, perguntas ou correções. Quando você receber a luz verde, prepare a sua versão final e mandar para os minutos para ser divulgadas aos membros. Use método preferido de sua organização para distribuir cópias das atas, seja via e-mail, correio ou entregues pessoalmente, se você estiver no mesmo ambiente de escritório com os participantes.