Como conduzir uma reunião por teleconferência

Entre em contato com as pessoas que você convidou para a teleconferência e confirmar qual deles irá participar. Enviar um e-mail com o número da conferência e quaisquer PINs necessários para acessar a conferência. O e-mail deve incluir a agenda da reunião e quaisquer relatórios ou material de fundo que você quer que as pessoas a ler de antemão. Isso deve reduzir a quantidade de tempo de reunião real desperdiçado em explicações.

Tal como em qualquer reunião de negócios, uma teleconferência devem começar na hora, com todos os que disseram que iriam participar realmente aparecendo. Comece lembrando os participantes da finalidade da reunião. Faça com que todos se apresentarem, e incentivá-los a fazê-lo cada vez que falar. Uma vez que a reunião começa em curso, manter as pessoas focadas em itens da agenda, sem divagar sobre temas irrelevantes.

Falar ao telefone torna mais fácil para os participantes para verificar Facebook ou e-mail ou de outra forma deixe cair fora da discussão. Quando você conduzir a reunião, fazer um esforço extra para manter todos os envolvidos. Não deixe que ninguém dominar a conversa, inclusive você mesmo. Faça perguntas individualmente, em vez de "Todos concordam?" o que pode levar a uma confusão de respostas simultâneas. Se as pessoas não tentam falar ao mesmo tempo, cabe a você decidir quem fala primeiro.

Se alguém coloca o telefone em espera, todo mundo vai ouvir a música de espera ou informercial. Lembrar a todos a isso, e desencorajar a ir em espera a menos que seja essencial. Você também pode querer que os participantes usem o botão de mudo quando eles não estão falando, de modo que ninguém tem que ouvir outros ruídos do seu escritório. CIO Magazine diz, no entanto, que não utilizando o botão mute torna mais fácil para as pessoas a responder instantaneamente. Cabe a você qual abordagem funciona melhor.

Como você trabalha com a agenda, tomar notas - pontos importantes, decisões por maioria, problemas de alguém que cresceu. Não tente escrever minutos, porém. Coordenando a reunião é um grande trabalho, então se você quiser um registro detalhado, atribuir o minuto de manutenção para outra pessoa. No final da reunião, resumir as principais lições, para que todos saibam o que acontece em seguida. Isso também dá a qualquer um que discorde de sua interpretação a chance de dizer isso.

Após a reunião termina, dê uma olhada na agenda. Veja como grande parte da agenda que você realmente coberto. Se você ficou aquém, pode ser que você apertou mais para a agenda do que você poderia passar por cima ou que você não manter todos na pista. Fale com os outros participantes sobre o que eles pensavam e como poderia ter feito melhor. Cada reunião bem sucedida traz lições sobre como fazer melhor da próxima vez.