Como conduzir reuniões eficazes, equipes e grupos de trabalho

Anote o propósito de sua reunião para colocar no topo da sua agenda. Cada reunião deve ter um propósito claro para que você possa estar na tarefa. Por exemplo, um único propósito reunião poderia ser a de avaliar o desempenho do grupo em uma tarefa particular. Peça a outros para a entrada no que o objetivo da reunião deve ser se não tiver certeza.

Criar a agenda para a reunião. Incluir o tempo, o lugar, os participantes esperados, os tópicos que você irá abranger, e por que você está segurando a reunião. De acordo com a Universidade de Wisconsin-Madison Escritório de Melhoria da Qualidade, você deve imprimir cópias e distribuí-los aos seus membros do grupo pelo menos 24 horas antes da reunião, de preferência, muito mais cedo. Esclarecer as expectativas para aqueles que são convidados a apresentar ou falar durante a reunião.

Comece sua reunião sobre o tempo, o comparecimento, e pedir a alguém para tomar ata da reunião. Rever a agenda e reiterar a finalidade da reunião. Diga às pessoas na reunião que você apoiar a participação e estão ansiosos para as muitas idéias que as pessoas irão apresentar na reunião.

Concentre-se os temas de discussão na tarefa na mão. Se alguém levanta uma questão interessante, mas off-topic, anote-lo e deixá-los saber que ele pode ser considerado em uma próxima reunião, mas reiterar o propósito da reunião. Peça temas de discussão para a próxima reunião, no final da reunião. Peça aos membros do grupo como se sentiram foi a reunião.

Enviar a ata da reunião após a reunião. É melhor enviar os minutos mais tardar um a dois dias após a reunião. Seguir-se em qualquer ordem de negócio discutida na reunião por e-mail ou consultas individuais.

Discutir a propósito do grupo em uma reunião grupo. Falar sobre as expectativas do grupo e campo perguntas dos membros do grupo de esclarecer que todos entendem o propósito do grupo. Um grupo que sabe o seu propósito central pode de forma mais eficaz trabalhar para alcançar esse fim.

Comente o que se espera de cada pessoa nas consultas individuais. Delinear funções de trabalho específicas, bem como a autoridade que a pessoa tem para concluir as tarefas. Peça que a pessoa para explicar suas funções de trabalho e autoridade para agir de volta para você, para que você quer ter um entendimento mútuo.

Seguir-se com cada pessoa individualmente sobre o seu progresso. Peça a cada pessoa do grupo para lhe enviar diárias ou semanais atualizações de progresso. Peça-lhes para listar o que eles fizeram, quais os desafios que eles encontraram, e quaisquer perguntas que eles têm.

Realizar reuniões regulares do grupo para discutir o progresso do grupo. Permitir que cada membro do grupo de uma feira de dizer nas reuniões. Peça ao grupo para avaliar o desempenho do grupo como um todo, o que o grupo pensa está indo bem, e que o grupo deve melhorar.