Importância da gestão de registos

gerenciamento de registros envolve múltiplas áreas de coleta de dados, armazenamento e destruição, eventualmente adequada. A ciência está dividida em várias categorias: entrada e recolha, armazenamento, redundância e backup, e redução. A entrada e recolha estabelece protocolos para os funcionários a seguir sobre a forma como os dados são criados e o sistema de arquivamento deve seguir para uma fácil recuperação mais tarde. Ele também especifica que deve ser mantido eo que não deve. Armazenamento pode envolver tanto arquivos impressos e eletrônicos e estabelece parâmetros sobre o que os meios de armazenamento são permitidas e quais não são (ou seja, unidades de disco rígido contra pastas de papel contra as redes ou pen drives). Redundância e backup envolvem a manutenção de cópias de segurança de informações importantes em caso de desastre. E, finalmente, a redução especifica os métodos permitidos para a destruição de dados e eliminação dos sistemas de negócios.

gerenciamento de registros permite a fácil recolha de estatísticas. Muito do negócio de tomada de decisão é baseada na análise de tendência. Trend-análise é desenvolvido e construído com base na localização de padrões em informações e dados e tirar conclusões sobre o comportamento desses padrões. Quanto melhor a gestão da informação, a melhor tendência-análise e conhecimento do negócio relacionado tende a ser.

Outro componente-chave do gerenciamento de registros está a impedir a perda de dados. Isso pode acontecer muito facilmente: um arquivo é excluído, a pasta errada é desfiado, um mau funcionário sai do edifício, com dados sensíveis.

gerenciamento de registros garante que existem processos preventivos no local para organizar e informações de arquivo de uma forma protegida. Em seguida, os despedimentos são colocados em jogo, tais como sistemas de backup e múltiplos repositórios de cópia assim, se um sistema de arquivos é destruído ele pode ser rapidamente substituído por uma cópia recente. Por fim, as medidas de segurança ajudam a registos de capturas que estão sendo adulterados que pode pôr em risco o bem-estar e os interesses de uma empresa.

administração de registro melhora a eficiência. Os dados são encontrados mais rápida, fácil e tomada de decisão é melhorada pela análise imediata e recuperação de informações. Melhorou a manutenção de registos reduz o desperdício de recursos. Menos espaço do papel e sistema de armazenamento é usado quando os protocolos apropriados sejam seguidos. destruição acidental e perda permanente é evitada quando o gerenciamento de registros adequados garante existir recentes cópias de segurança. gerenciamento de registros também mantém uma trilha de papel para ajudar a defender as ações da empresa durante o litígio. Finalmente, gerenciamento de registros ajuda a manter uma boa organização ao lidar com, respondendo a e servindo clientes ou projetos. Ao manter um sistema de recolha de informação organizada, os dados valiosos e informações podem ser recuperadas quando necessário específico para um cliente ou projeto.

Muitas empresas querem permanecer dedicado a suas especialidades básicas e não quero ser tão incomodado com a manutenção de sistemas de dados. Em tais casos, pode ser muito benéfico para usar um parceiro ou fornecedor para a manutenção e gerenciamento de registros de design para que a empresa cliente pode se concentrar apenas em seu core business. A administração apenas se resume a pagar por um serviço que garante a informação armazenada é recolhida e conservada como o cliente precisa dele para a tomada de decisão. Muitas grandes empresas mudaram-se nesta direcção para ser mais eficiente, por vezes, a terceirização de serviços apenas de backup e outros virando inteiros sistemas de registos de fornecedores para uma melhor gestão.