Os requisitos para um sistema de gestão documental

Durante o desenvolvimento de um documento, ele requer armazenamento eletrônico. Isso pode ocorrer apenas em um computador pessoal, mas os documentos, tais como manuais de políticas e procedimentos podem ter muitas pessoas que trabalham com eles, que requerem armazenamento para permitir o acesso de todos no projeto. Upon do documento "release", ele ainda requer armazenamento para recuperação por pessoas ou grupos que podem estar localizados em todo o mundo. Uma organização deve garantir que ele tem a capacidade de armazenamento, mas também que ele tem um manter o controle do sistema de localização dos documentos. As grandes empresas podem ter milhões de documentos.

Muitas empresas vendem software para gerenciar o ciclo de vida do documento. O tamanho da empresa e da complexidade dos documentos ajudar a determinar as necessidades exatas do sistema. Em grandes empresas, profissionais de documentação normalmente trabalham com o pessoal de TI, juntamente com gestão e departamentos jurídicos para determinar os requisitos de documentação da empresa.

Depois de uma organização tem um documento armazenado, ele deve ter um sistema no lugar para permitir o acesso a ele. Se uma empresa tem um milhão de documentos, os funcionários podem ter dificuldade em encontrar especial documentos- todo o sistema de documentação pode parecer como encontrar uma agulha num palheiro, sem um sistema configurado corretamente com funções de busca, estruturas de diretório e permissão de acesso adequado.

A adição de novos documentos para um sistema de gerenciamento de documentos é uma forma de arquivá-las. O arquivo deve permanecer acessível, mesmo que alguém colocou no local errado. Por exemplo, as organizações necessitam de um sistema para localizar e recuperar um documento de inventário arquivado erroneamente abaixo do orçamento. Principais Bits, uma comunidade de tecnologia, coloca transponders em seus documentos impressos. Se o arquivo for extraviado, os funcionários podem recuperá-la através de rádio frequência. Este tipo de cópia impressa de arquivamento tem aplicações para registros vitais, tais como documentos legais.

As grandes corporações têm documentos sobre lançamentos de produtos futuros ou tecnologia de patente pendente. Proteger os dados é vital para a empresa. proteção de senha criptografada, o acesso limitado e servidores, mesmo isoladas não conectados à Internet são os tipos de procedimentos de segurança para proteger documentos. As empresas são obrigadas por lei a proteger alguns tipos de documentos. Por exemplo, registros médicos de pacientes devem ter medidas de segurança no lugar para armazenar documentos electrónicos e para a transmissão de documentos electrónicos. Esta regra cai sob os requisitos da HIPAA.

documentos impressos também exigem proteção. As empresas podem criar sistemas para limitar o acesso às áreas de segurança de um edifício por meios tais como emblemas seguras, eletrônico entrada ou pessoal de segurança.

Quando uma organização não precisa mais de um documento, ele pode destruir ou arquivar o documento. Normalmente, uma empresa estabelece padrões de linha de tempo para obsoleting um documento. Por exemplo, documentação fiscal podem ser destruídos depois de um certo número de anos. As empresas podem destruir ou arquivar documentação do produto antigo após ele não vendeu o produto por um período específico. Normalmente, as empresas mover documentos arquivados em um endereço electrónico diferente, como um servidor de arquivos dedicado ou farm de servidores. arquivos em papel podem ser armazenados em uma instalação de documentação, como Iron Mountain, uma empresa especializada em armazenamento de documentação.