Enquanto a Era Digital cria menos papel, a demanda de armazenamento eletrônico cresce. Diretrizes estabelecidas pela equipe de gerenciamento de informações de uma organização para criar, acessar, armazenar e, eventualmente, destruir registros ditar os termos do ciclo de vida de registos electrónicos. O ciclo de vida dos registros eletrônicos inclui a criação, utilização, armazenamento e disposição para a maioria das entidades empresariais e governamentais. Algumas organizações arquivar determinados registros considerados inestimáveis, como a última fase do ciclo de vida, quando eles não são destruídos.
Criação
Um dos maiores desafios para qualquer sistema de gerenciamento eletrônico é documentar a originação de novos registros de uma maneira lógica e consistente para uso futuro, recuperação e armazenamento. O que constitui um recorde é estabelecido pelo manual de política da organização que é escrito com os estatutos federais e estaduais em mente. Se correctamente identificadas no início do ciclo de vida, uma ficha é facilmente acessível até que a utilidade da ficha expirar e é destruído. Dependendo da organização, alguns registros são criados automaticamente pelo sistema quando certos dados são inseridos no computador. Outros sistemas exigem um indivíduo para criar um registro manualmente.
Usar
Uma vez que é criado um registo electrónico, é normalmente distribuído e utilizado como ferramenta de informação para fins comerciais ou governamentais. Por esta razão, os registos são armazenadas num repositório para fácil acesso. Enquanto ativa, a maioria dos registros são armazenadas, mas acessado através de um banco de dados com informações de identificação que rotula o registro.
Armazenamento e Manutenção
Depois que um arquivo foi utilizado e não é mais necessária regularmente, um registro é muitas vezes armazenados como inativa. Os registros devem ser armazenados para acesso antes de ser destruída de acordo com as regras estabelecidas como a política organizacional. Parte da razão para tal ênfase no armazenamento adequado refere-se a questões de privacidade. política organizacional prudente aborde a segurança como uma parte importante da manutenção do registro responsável.
Disposição
Os registros devem ser acessíveis para um determinado número de anos para cumprir com as leis federais e estaduais. A maioria política organizacional sobre retenção de registros e disposição usar estatutos federais e estaduais, como requisitos mínimos para retenção de registros. Empresas a manter registros para fins de litígio, no caso de serem forçados a defender determinadas ações empresariais tomadas no passado. Como os registros são eliminados é de importância crítica. Desde arquivos eletrônicos podem ser restaurados nas mãos de especialistas, é fundamental que os ficheiros electrónicos ser apagada com nenhuma maneira possível para recuperar as informações.
Razões para ir sem papel
Requisitos de retenção de registros estaduais ou federais
Importância da gestão de registos
Certificação registro de custodiante
Os requisitos para um sistema de gestão documental
Requisitos de retenção e destruição de registro hipaa