Os problemas mais comuns enfrentados por administração de registro

registros perdidos podem variar de um pequeno inconveniente para as empresas a um enorme aborrecimento que leva meses ou mesmo anos, para resolver. Por exemplo, se os clientes solicitam documentos da empresa em uma base regular e você é incapaz de fornecê-los em tempo hábil (ou em todos), você corre o risco da perda de seu negócio no futuro. Se registros importantes são necessários para uma questão jurídica, como defender a empresa contra uma ação judicial, não fornecendo os documentos apropriados pode custar enormes somas de dinheiro, ou mesmo significa a dissolução do negócio totalmente. Uma maneira de evitar registros perdendo é ter um processo de organização e armazenamento detalhado.

organização de arquivos adequada é uma das pedras angulares da boa gestão de registos. Normalmente, as empresas organizar arquivos em ordem cronológica por ano e, em seguida, em ordem alfabética pelo nome do cliente. Além de cópias de registros de sua empresa, armazenamento eletrônico é uma opção viável que economiza espaço e no tempo que a sua empresa pode colocar para outros usos. No entanto, mesmo se você optar por salvar a maioria dos valiosos arquivos em computadores da sua organização, cópias têm o seu lugar no armazenamento de registros e organização. Os documentos originais, tais como aqueles com firma reconhecida, muitas vezes precisam ser mantidos por um determinado número de anos ou, às vezes, indefinidamente.

Dependendo do tipo de negócio para o qual você manter registros, bem como quanto tempo a empresa tem operado, você pode encontrar-se a ficar sem espaço para todos o valor armários de arquivo de formas que você deve ter. Uma solução potencial para este problema não é manter todos os registros irrelevantes. Pense em quanto tempo a sua empresa precisa realmente ter essas formas na mão. Para fins fiscais federais, a maioria dos documentos pode ser descartado após um determinado período de tempo, conforme indicado pelo Internal Revenue Service (IRS), dependendo do tipo de retorno arquivado (consulte a seção Recursos). Diferentes empresas, como escritórios jurídicos e médicos, são obrigados a manter as informações do cliente apenas por um determinado número de anos, dependendo do estado em que operam. Uma outra solução é a de armazenar registos numa instalação separada, tal como uma unidade de armazenamento de aluguer. Dessa forma, eles não ocupam espaço valioso nas instalações do seu negócio que você pode usar para executar a organização. Tenha em mente, contudo, que tais unidades pode ser caro, dependendo do número de registros que você precisa para armazenar.