O e-mail eo computador volta da década de 1990 prometeu um futuro de casas sem papel e escritórios com todos os registros e comunicações armazenados eletronicamente. A realidade é que a maioria das pessoas ainda usam papel e muitos e-mails de impressão em papel para o arquivamento. Indo sem papel em casa ou no escritório é fácil com tecnologia moderna e fazer um esforço para mudar poderia poupar-lhe tempo e dinheiro.
Espaço de armazenamento
registros em papel e arquivos ocupam espaço em casas e escritórios. Liberar esse espaço usando um sistema de gerenciamento de documentos digitais. Digitalizar documentos e enviá ou armazená-los eletronicamente. Use o espaço houseroom ou escritório guardado no armazenamento de papel para a mesa extra ou espaço de vida.
Eficiência tempo
Armazenamento de documentos e e-mails eletronicamente pode economizar tempo. Fornecendo os documentos foram salvos com títulos claros, descrições e datas, encontrar a informação pode ser muito mais rápido com um sem papel, sistema eletrônico de pesquisar através de armários para registros em papel. Armazenar documentos eletronicamente também torna-los mais acessíveis. Se você precisa enviar um documento, é mais fácil e mais rápido para enviar e-mail como anexo de encontrá-lo e publicá-la.
Economizar
custa dinheiro de papel e assim fazer impressoras e cartuchos de tinta. Armazenamento e envio de documentos em um sistema sem papel acaba com a despesa de imprimir documentos no escritório ou em casa computadores e impressoras. Poupança em suprimentos de papel e impressora recupera rapidamente o desembolso inicial para o armazenamento eletrônico ou sistemas de gestão de documentos. Nas empresas, economia de tempo de sistemas sem papel pode melhorar a produtividade da equipe.
Segurança
Armazenar documentos eletronicamente pode ser mais seguro, desde que o sistema de gerenciamento de documento ou computador de armazenamento está devidamente protegido por senhas de segurança. Deixando os arquivos de papel que contêm informações pessoais ou financeiras em torno de mentir, ou mesmo armazenados em armários, representa um risco de segurança. sistemas de gerenciamento de documentos permitem aos usuários criar configurações de segurança e autorizar o acesso aos documentos para pessoas específicas.
Serviço ao cliente
Em um ambiente empresarial, sistemas de gestão de documentos sem papel pode melhorar o serviço ao cliente. sistemas de documentos eletrônicos permitem aos usuários acessar informações de clientes de forma mais rápida e eficiente do que os registros em papel. Isso pode acelerar os pedidos dos clientes para os produtos ou serviços de uma empresa e permitir que a empresa a responder mais rapidamente às solicitações dos clientes.
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