Como escrever política e procedimento contábil

Quando chega com a política contabilística e manual de procedimento utilizado por contadores e outras pessoas na empresa, primeiro é necessário definir cada regra ou diretriz como uma política individual que você quer que as pessoas a seguir. Não misture as políticas em conjunto, porque é muito confuso. departamentos de contabilidade criar políticas de fluxo de caixa, viajar reembolso políticas, políticas de fundo de maneio, conta as políticas a pagar ou a políticas de faturamento, só para citar alguns. A política deve definir a regra - conhecido como o quê - e incluem que deve aderir a ela e por isso deve ser respeitado. Políticas e procedimentos são mantidos como documentos separados.

Cada política deve incluir uma visão geral ou resumo da diretriz ou regra. A visão geral vem em primeiro lugar, com informações detalhadas que inclui as especificidades. Por exemplo, um departamento de contabilidade pode ter uma política de fundo de maneio que detalha quanto dinheiro será disponibilizado para fundos de maneio, o tipo de compras que cobre eo título da pessoa que é responsável por garantir que é mantida adequadamente. A política não lista os nomes das pessoas, mas sim o título ou posição na empresa responsável por isso.

Os procedimentos são o processo passo-a-passo pelo qual os indivíduos aderem à política da empresa. Por exemplo, um departamento de contabilidade pode definir uma política de fluxo de caixa que especifica a quantidade de caixa operacional deve estar disponível em todos os momentos e que deve ocorrer se ele não está disponível. Mas, para garantir a política é mantida, alguém no departamento de contabilidade deve completar reconciliações de contas bancárias. O processo de reconciliação bancária tem etapas detalhadas sobre como fazer a conciliação bancária para garantir a política de fluxo de caixa é respeitado. Para escrever o processo, delinear cada passo que deve ter lugar, incluindo os títulos de pessoas que concluem cada etapa e que acontece nas etapas subsequentes.

Escrever procedimentos na ordem em que as etapas devem ocorrer. Por exemplo, usando o processo de reconciliação bancária, começar com a primeira coisa que precisa ocorrer, tais como: extratos bancários devem ser dadas fechada ao gerente de contabilidade. Incluem os passos que o gerente de contabilidade devem ser executadas antes de passar o trabalho de reconciliação real com outra pessoa em contabilidade. Isto poderia incluir coisas como uma rápida revisão de inconsistências de verificação, nomes de beneficiários e muito mais.

Incluir uma lista dos títulos no departamento de contabilidade com breves descrições das funções desempenhadas por cada posição na empresa na frente do manual de políticas e procedimento. Isso ajuda a criar controles internos, assegurando simultaneamente a separação de tarefas. Escrever políticas em páginas individuais, criando uma nova página ou conjunto de páginas para cada política. Cada política recebe o seu próprio título e título na tabela de conteúdo para tornar mais fácil para as pessoas a procurá-los. Depois que a política, incluem todos os procedimentos em suas próprias páginas como backup. A tabela de conteúdo pode incluir o "Dinheiro Política Flow," como um título principal, com subtítulos e as suas próprias páginas que incluam "Banco reconciliações," "General Ledger conta bancária reconciliações," ou quaisquer outros procedimentos que se aplicam a essa política específica.