Para a maioria das pessoas, a decepção é uma parte da vida. O sentimento é tão comum que muitas pessoas engolir a emoção sem reclamação, lentamente, alimentando um pool crescente de ressentimento. Eles podem dar desculpas para o ofensor, dizendo-se "Eles estão fazendo o melhor que podem." Isso pode ser verdade, mas um pouco de crítica construtiva nunca fez mal a ninguém. Empresas e outras entidades que recebem cartas de decepção logo percebe que está em seus melhores interesses para dar espaço para melhorias. Como diz o ditado, "A roda estridente começa a graxa".
Organize seus fatos. A pessoa ou empresa que você está escrevendo a carta de decepção não pode melhorar suas práticas de negócios ou pessoais, se você não explicar claramente como eles falharam você. Antes de escrever a carta, tem uma lista de casos em que você se sentiu decepcionado, organizados em ordem cronológica. Se você tiver documentação oficial de outras fontes, também têm aqueles acessíveis antes de começar sua carta.
Lista de suas queixas. Explicar claramente quais são suas expectativas foram e como eles não foram cumpridas. Use a documentação de outras fontes, se necessário.
Explicar como as queixas fez sentir. Por exemplo, se você está escrevendo para uma empresa de fast food sobre atendimento ao cliente várias vezes rude, explicar que isso faz você se sentir como se o seu dinheiro e patrocínio não é valorizado dentro de sua organização.
Seja amável. Lembre-se que o objetivo da carta é para ajudar uma pessoa ou organização a melhorar, e não degradá-los. Você está simplesmente apontando maneiras em que você sente que poderia ter um melhor desempenho. Ao escrever uma carta de decepção para uma empresa, lembre-se que a pessoa que lê a carta provavelmente não será a pessoa com quem você tem a reclamação. Não seja rude ou nasty- manter o tom do tipo carta, ou, pelo menos, profissional.
Fazer sugestões de melhoria. Agora que você já apontou o problema, ajudá-los, apontando em direção a soluções.
Apresentar suas demandas. Se você acha que merece a restituição de sua experiência, uma carta de desapontamento é o lugar para perguntar. Se você está pedindo um reembolso directo ou um serviço de desconto ou livre no futuro, indicam que atender suas demandas irá percorrer um longo caminho para manter você como cliente.
Digite a letra. apresentação profissional de sua decepção será que o destinatário saiba que você é sério.
Faça cópias da carta. No caso de sua carta se perde, torna-se uma questão de disputa, ou torna-se o primeiro de uma longa cadeia de letras decepção, você deve ter uma cópia para seus registros. Se você estiver incluindo outros documentos com a sua letra, fazer cópias desses documentos e enviar os exemplares. Sempre mantenha os documentos originais para si mesmo.
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