Como escrever uma carta de reclamação do cliente

Obter um nome. Descubra quem a carta deve ser dirigida a. Não escreva: "Atenção: Atendimento ao Cliente", Porque então ninguém é responsável por isso. Pergunte a loja, seja pessoalmente ou por telefone, quem é a pessoa que está no comando de reclamações de clientes. Toda a correspondência deve ser enviada para a atenção dessa pessoa. Se eles têm um título, bem como, certifique-se de incluí-lo, como este: "Atenção: David Jones, Vice-Presidente de Marketing".

Em seguida, escrever a carta. Não envie emails- eles são muito impessoal e é fácil para eles para desaparecer no ciberespaço. Enviar uma carta regular, quer para a própria loja ou para os escritórios corporativos. Mantenha a sua carta breve e concise- não mais do que duas páginas deve ser tudo que você precisa para explicar a situação.

Quando você está trabalhando em sua carta, incluir as especificidades da situação. Diga exatamente o que aconteceu, como, "Quando eu estava na sua loja na terça-feira, 5 de março de um caixa nomeada Lorraine foi extremamente rude para mim." Se possível, documentar vezes. Se é uma loja ou empresa onde você tem uma conta numerada, como uma loja de departamento ou consultório médico, incluir o seu número de conta em toda a correspondência. Isso vai ajudar quem lê sua carta para conectar a sua reclamação com quem você realmente é.

Use um tom respeitoso positivo. As chances são de que a sua carta será indo para uma pessoa administrativa sênior, que vai simpatizar com sua situação. Ao invés de ser hostil, saber que você é uma vítima inocente. Mesmo melhor, deixar claro que você entende que esse mau serviço não é padrão normal da empresa, e que sabe que sua empresa nunca teria tratado você deliberadamente mal. Lembrá-los que você realmente gosta de fazer compras lá, mas você quer ter certeza de que está ciente de uma situação de atendimento ao cliente potencialmente prejudiciais.

Finalmente, para pedir uma resposta. Estabelecer um prazo, mas torná-lo um razoável. Diga algo como: "Espero ouvir de volta de você dentro dos próximos trinta dias para que esta questão possa ser resolvida." Se você não ouvir de volta a pessoa que você escreveu no seu tempo, ligar ou enviar uma carta de acompanhamento (ainda outra razão pela qual você deve obter o nome de uma pessoa na letra). Seja qual for a resposta é, quer se trate de uma carta de desculpas ou mesmo cupons para produtos adicionais, envie uma nota de agradecimento uma vez que a carta foi resolvido. Siga estas estratégias simples, e você está certo de obter uma resposta positiva à sua reclamação ao cliente!