Regulamentos de armazenamento e retenção de documentos

SOX exige que as empresas a manter todos os documentos que contêm informações sobre a sua política e desempenho. Isso inclui todos os documentos recolhidos na preparação e no processamento de uma auditoria de empresa. Isso inclui todos os e-mails, anexos de e-mail, mensagens instantâneas e documentos retidos em computadores, servidores, unidades auxiliares, e de dados e sites, bem como cópias de todos os registros da empresa.

Sob SOX o período de retenção depende do tipo de documento. Seções 103 (a) e 801 (a) exigir que as empresas públicas e as empresas de contabilidade pública registrada para manter papéis de trabalho de auditoria, documentos que formam a base de uma auditoria ou revisão, e todas as informações de suporte conclusões durante pelo menos sete anos. Cliente e fornecedor facturas e pedidos de compra devem ser conservados durante cinco anos. aplicações do empregado devem ser conservados durante três anos. extratos bancários, planos de contas, contratos e concessões, correspondência jurídica, manuais de treinamento, contratos de união e folha de pagamento do empregado deve ser mantido permanentemente.

SOX tem quatro requisitos para documentos armazenados digitalmente: Os documentos devem ser invioláveis, protegido por senha e somente leitura, criptografado e assinado digitalmente, e deve ser pesquisável e acessível por um terceiro designado para auditar a empresa.

Seções 302 e 404 da SOX colocar o ónus de garantir a retenção de documentos precisa e minuciosa e armazenamento na gestão da empresa. O diretor-presidente e diretor financeiro de uma empresa será pessoalmente responsável pela exatidão das demonstrações financeiras trimestrais e anuais da empresa.

O IRS também tem documentar os requisitos de retenção que se aplicam a todas as empresas. Se um contribuinte deve impostos adicionais ou apresentar uma reivindicação para um crédito ou reembolso depois de um retorno é apresentado, os registos devem ser conservados durante três anos. Todos os registros fiscais emprego devem ser conservados durante pelo menos quatro anos a partir da data em que os impostos eram devidos ou pagos. Se um contribuinte não informar a renda que deve ser relatado e é mais do que 25 por cento da receita bruta no retorno, em seguida, os registos devem ser conservados durante seis anos. Se um contribuinte apresentar uma reivindicação para a perda de títulos sem valor ou má dedução da dívida, os registos devem ser conservados durante sete anos. Registros de um retorno fraudulento ou a incapacidade de apresentar uma declaração deve ser mantida indefinidamente.