Requisitos de retenção de arquivos do empregado

O Internal Revenue Serviços estabelece regras para retenção de documentação emprego. Nos empregados de eventos ou os empregadores precisam de dados históricos para rever os impostos pagos em nome dos empregados ou para corrigir classificado incorretamente ou pagamentos de impostos em falta, o acesso a registros de funcionários é crucial. IRS Publicação 583 endereços de vários requisitos de manutenção de registros, incluindo orientações para a retenção de registros no caso de reconciliação de pagamento de imposto. registros de funcionários que contêm o pagamento de impostos deve ser mantida durante quatro anos a partir da data em que os impostos são devidos ou efectivamente pago. Publicação 15 contém uma lista exaustiva dos registros de emprego adicionais que também devem ser retidos por quatro anos. Os requisitos de retenção incluem salários de funcionários, dicas, pensões e annuity- contacto empregado informações W-2 cópias e voltou W-2 forms- e pagamentos feitos a funcionários de tempo doente.

O Equal Employment Opportunity Commission EUA (EEOC) aplica as leis trabalhistas e de emprego que proíbem a discriminação baseada em raça, cor, sexo, nacionalidade, religião, informação genética e deficiência. Uma divisão do EEOC também exige certos empregadores de apresentar um relatório anual EEO-1, que fornece números agregados para os trabalhadores, classificadas por raça, categoria de emprego e sexo. O relatório EEO-1 é baseado em registros de recenseamento de funcionários e formas EEO voluntárias cumpridos por trabalhadores durante o processo de seleção. Além disso, há casos em que arquivam os funcionários queixas formais de práticas de emprego injustas com a EEOC. Para fins de preservação de provas relacionadas com créditos do trabalhador, as diretrizes da EEOC obrigam os empregadores a manter os arquivos de trabalho para a duração da queixa pendente ou litígio. Em circunstâncias normais, no entanto, os empregadores são obrigados a manter registros de emprego por um ano a partir da data de criação do registro.

O Departamento do Trabalho, Salário e Divisão Hour EUA impõe a Fair Labor Standards Act (FLSA), que determina os montantes federais de salário mínimo, provisões extraordinárias, trabalho infantil e registros de classificação dos funcionários relacionados com a isentar eo emprego nonexempt. Emprego retenção de registros varia de acordo com o tipo eo conteúdo de registro de empregado. Registros relacionados a informações de salário começando com salários iniciais e, inclusive, reajustes salariais posteriores devem ser conservados durante dois anos- no entanto, requisitos mais abrangentes a aplicar-se a uma gama maior de registros de funcionários. Registros que devem ser conservados durante três anos consistem em informações pessoais de empregados, salários, bônus, deduções, hora e programações de pagamento, e ocupação, ou categoria de trabalho.

As leis que regem a retenção de relatórios de segurança, lesões e fatalidades no local de trabalho são aplicadas pelo Safety and Health Administration EUA Ocupacional (OSHA). equipe de recursos humanos que mantêm registros da OSHA são responsáveis ​​por identificar todos os incidentes que se relacionam com a segurança do trabalhador. toras OSHA deve ser preciso e, adicionalmente, deve ser mantido durante um longo período de tempo. Cinco anos a partir do momento da lesão ou incidente, a segurança e os riscos especialista deve manter os registros relacionados a causar, a extensão ea resolução da lesão ou morte. Esses registros estão disponíveis para os inspectores da OSHA para rever a qualquer momento, nos prazos devidos.