Embora as pessoas podem equiparar o planejamento de contingência com o mundo da tecnologia da informação, o planejamento para contingências de negócios vai além de fazer dados e sistemas certa de uma empresa tem planos de backup. E, num sentido muito real, o planejamento de contingência é apenas isso: um plano de backup para os problemas que podem ocorrer tanto na gestão do dia-a-dia de uma empresa ou como resultado de uma catástrofe. As empresas muitas vezes requerem múltiplas planos de contingência para lidar com uma série de possíveis problemas que ocorrem. Estes podem variar de o poder sair e o impacto sobre os dados e segurança dos funcionários à perda de um ou mais funcionários-chave e planejamento para o impacto dessas perdas. Com isso dito, existem métodos comuns para escrever um plano de contingência, independentemente do que o plano é para.
Reunir os principais funcionários e altos funcionários em conjunto para proporcionar entrada e liderar os esforços de escrita plano de contingência. Não só é a entrada de pessoas-chave imperativas no processo, selecionar uma pessoa para conduzir os esforços de planejamento pode ser feito a partir deste grupo. Apesar de não ser responsável por escrever todos os planos de contingência, o líder do projeto pode facilitar o processo e agir como uma pessoa de contacto para perguntas e preocupações dos outros membros da equipe.
Comente riscos existentes e estreitamente examinar os processos de negócios. O proprietário da empresa ou executivos seniores devem ser uma parte desse processo para ajudar a determinar a principal, possibilidades potencialmente prejudiciais que poderiam ocorrer para colocar o negócio em risco. Estes podem incluir pessoas-chave que saem, novas tecnologias para tornar os serviços da empresa obsoletos, um edifício perdido devido a fogo, ou uma série de outros problemas possíveis que poderiam ocorrer o negócio.
Priorizar os riscos acima para ajudar a determinar onde começar. Seguindo que deve ser um exame minucioso do impacto potencial da actividade de alto risco ou processo terá sobre o negócio. Isso ajuda ainda mais a priorizar os esforços de planejamento, focando aqueles que são os mais potencialmente prejudiciais para a empresa. Uma melhor compreensão de cada etapa do processo, bem como o impacto tangível sobre a empresa, ajuda a formular as contingências.
Desenvolver estratégias concretas, realistas para compõem o plano de contingência. Esta fase, muitas vezes exige que os funcionários-chave, geralmente aqueles que estão envolvidos no desenvolvimento do plano, para discutir formas de lidar com os riscos determinados pelo processo de planejamento. Por exemplo, se a perda de uma pessoa chave ou dois é visto como o maior risco de prioridades e um plano de contingência está escrito, pode incluir uma estratégia para o desenvolvimento de fontes contínuas de potenciais funcionários-chave: --- por exemplo, agências de pessoal, networking e desenvolvimento de carreira interna programas --- por isso, se a situação deve surgir, a empresa é mais capaz de lidar com a situação.
Monitorar o plano de contingência de uma forma sistemática. ambientes de negócios, mercados e necessidades mudam regularmente, exigindo uma revisão contínua dos planos de contingência. À medida que novos processos, sistemas e pessoas são trazidas para a equação empresa, há chances reais de planos de contingência de se tornarem obsoletas sem revisão contínua e melhorias. Reunião com o grupo principal de colaboradores envolvidos com o desenvolvimento e implementação do plano de contingência em base trimestral, mais se houver avarias, ajuda a garantir o sucesso contínuo.
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