sistemas de arquivamento têm evoluído ao longo dos anos de arquivamento papelada em caixas para programas de software sofisticados que armazenam arquivos eletronicamente fora da vista. Embora você pode escolher uma variedade de hoje, todos os sistemas de arquivamento de compartilhar um objetivo principal: gerenciamento de registros eficazes. Com vários sistemas de arquivo disponíveis, é importante considerar as características de cada um para escolher o mais adequado. Os sistemas de arquivo mais comuns são fáceis de implementar e fornecer um meio de gerenciamento de arquivos eficaz.
Apresentação alfabética
arquivamento alfabético é o sistema de arquivamento mais comum para menos de 5.000 registros. A apresentação por ordem alfabética é um sistema onde você organizar arquivos por nomes de indivíduos, empresas, instituições, agências, assuntos, temas ou localizações geográficas de acordo com a ordem do dicionário. Este sistema é eficaz para arquivos de cliente ou nome do cliente. Se a apresentação de assuntos, utilize um índice relativo. O índice é uma lista em ordem alfabética dos nomes dos tópicos escolhidos para representar cada assunto. Referenciar o índice relativo ao descobrir o nome do tópico para arquivar o registro abaixo.
Apresentação numérica
Na criação de um sistema de arquivamento numérico, organizar arquivos em ordem sequencial usando os números diretamente do registro ou um número atribuído. A maioria dos sistemas utiliza um índice para recuperar os arquivos. Um sistema de arquivamento numérica aumenta a produtividade devido ao aumento da velocidade de arquivamento e localização de um arquivo. Ele também fornece identificação precisa e permite uma maior confidencialidade. Ele é capaz de expansões infinitas e você pode usá-lo por mais de 5.000 registros, ao contrário de sistemas de arquivamento alfabéticos.
Alpha Arquivo -numeric
apresentação alfanumérica utiliza uma combinação de nomes e números. Você geralmente usam este tipo de sistema de arquivamento com nomes de assunto e números. Organizar arquivos de acordo com as divisões alfabéticos ou título do assunto, em seguida, por categoria de número. É necessária a utilização de um índice relativo de ficheiros alfanuméricos. O índice irá listar os códigos numéricos atribuídos a cada divisão alfabética.
Sistemas de arquivamento sem papel
sistemas de arquivamento sem papel estão se tornando comum para muitas empresas e residências. Ele resolve a necessidade de espaço de armazenamento físico e o problema da informação perdido ou extraviado. Um sistema de arquivamento sem papel permite o acesso compartilhado entre vários departamentos. Embora o acesso compartilhado fornece acesso on-demand para registros, você pode definir direitos de usuário que quer visualizar, editar, criar ou excluir arquivos para controlar o acesso. Tipos de sistemas de arquivamento sem papel incluem programas de software simples, servidores de documentos e sistemas de gestão de documentos.
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