Movendo um escritório inteiro requer muitas pessoas, prazos apertados e requisitos muito específicos. Usando ferramentas de gerenciamento de projetos, tais como a abertura do projeto, pode equilibrar as expectativas de seus interessados no projeto e as habilidades de sua equipe de projeto: por definir o seu âmbito cedo você pode manter a integridade do seu projecto e definir metas razoáveis e realistas. Enquanto a maioria dos modelos de charter são projetados para projetos de construção ou de software, leva apenas alguns ajustes para torná-los trabalhar para a sua deslocalização.
Explicar seu caso de negócios. Incluir as razões para a mudança, por exemplo: restrições regulamentares, financeiras ou de expansão. Nomeie o patrocinador do projeto e gerente de projeto. Além disso, introduzir o documento e sua estrutura.
Definir o escopo do projeto. Esta é a seção mais importante em sua Carta: ser muito específico. Liste se sua equipe é responsável pela atribuição de novos espaços de escritórios para as pessoas, reconectando a rede de comunicação, estabelecendo planos de gestão de instalações, ou simplesmente mover móveis.
partes interessadas lista, os membros da equipe e responsabilidades. Stakeholders importa se ou não o projeto é um sucesso, mas pode ou não ser tarefas do projeto do espectáculo. Incluir membros da equipe interna, bem como externos, como qualquer empresa ou utilitários pessoal em movimento, que serão necessários para finalizar o movimento. Estabelecer que as equipes são responsáveis por cada componente listado na seção escopo.
Criar um cronograma de alto nível para suas entregas do projeto. Seu cronograma do projeto irá definir datas específicas, mas usar este espaço para dar às partes interessadas uma idéia geral do que esperar. Eles serão assinar fora em suas estimativas, assim que seja o mais realista possível.
Resuma riscos e dependências do projeto. Um grande projeto terá um documento de gestão de risco distinto, no entanto, deve realçar quaisquer factores conhecidos que poderiam atrasar ou inviabilizar a mudança. Estas questões poderiam incluir inspecções fracassados, danos a bens em trânsito, ou técnicos de rede em atraso, por exemplo.
Obter assinar fora em seu projeto. A sua carta deve ser concluída com uma lista de todos os documentos complementares que serão criados como parte de seu planejamento de projeto. Deixe espaço para todas as partes interessadas definidas no Passo 3 para assinar formalmente fora em seu projeto.
dicas avisos
- Re-purpose seção tradicional "teste" em um plano de projeto de software para fazer um teste de garantia de qualidade no novo espaço, por exemplo: funciona o sistema de segurança, são todas as extensões de telefone de roteamento corretamente, entre outros fatores.
- Manter os membros da equipe externos em mente ao criar dependências do projeto. Por exemplo, as mesas não pode ser movido até que o novo tapete é instalado.
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