Como organizar e controlar várias tarefas em mudança

instruções

1. Vá até a sua lista de tarefas e colocar um valor numérico para cada item com base em sua prioridade medido. Este ordena suas ações de uma forma que lhe dá a melhor chance de fazer o maior impacto durante o curso do dia. Priorizar tarefas, ao decidir sobre a importância de cada tarefa para suas metas e objetivos. Algumas tarefas virá com um senso natural de urgência, enquanto outros podem dar-lhe uma pausa para avaliar se eles têm alguma importância real.

2. Estimar as necessidades de tempo para a realização de cada tarefa. Coloque um intervalo de tempo que define a alocação mínima e máxima tempo para realizar cada tarefa. A quantidade de tempo necessário para completar uma tarefa pode influenciar a sua prioridade para o dia. Por exemplo, uma tarefa simples que leva cinco minutos para ser concluído pode ter prioridade sobre uma tarefa com relativamente mais importância que requer três a cinco horas para ser concluído. As tarefas que exigem períodos de tempo mais longos para completar irá, naturalmente, tem que ser calandrada através de um curso mais longo de tempo.

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   Estabeleça prazos para cada tarefa. Prazos concentrar sua atenção e incentivar o seu cumprimento. Algumas tarefas terão prazos estabelecidos por entidades externas, tais como as estabelecidas por clientes ou instituições externas. Outras tarefas, é necessário que você estabeleça um prazo. Isto será determinado por factores tais como a quantidade de tempo necessário para completar a tarefa e se é necessário o trabalho dos outros para completar a tarefa. Além disso, quando a delegação de atribuições de tarefas, ajuda para entregar os pedidos com prazos que são um pouco mais cedo do que o seu próprio prazo para a tarefa.

4. Agendar tarefas. Trata-se de decidir como organizar tarefas e atividades em seu calendário. Considere a relação natural entre as tarefas quando agendá-las. Você vai ganhar mais eficiência ao agrupar tarefas similares em conjunto - por exemplo, a conclusão de facturação para diferentes projetos em um tempo definido. Além disso, considere os seus picos de energia pessoais durante o curso do dia, quando o agendamento de tarefas. Se a sua força mental picos durante a manhã, agendar tarefas que requerem atenção mental ideal durante esse tempo. Se sua energia mergulha por três horas, isso pode ser o melhor momento para agendar tarefas simples.

5. Seja flexível. Você pode priorizar, prazos e agendar tarefas de uma forma que torna o uso mais eficiente de seu tempo, apenas para receber um telefonema de alguém cuja lista urgência própria exige seu tempo e atenção. Não deixe que isto descarrilar seus esforços. técnicas de gestão de tempo incluem factoring em horário flexível em sua programação diária. Além disso, se uma opção viável, estabelecer certos períodos de tempo quanto "tempo livre de interrupção" para tarefas que exigem altos níveis de concentração.

6. Acompanhar e marcar o seu progresso. Desenvolver um fluxograma visual ou gráfico da sua lista de tarefas que sequências de atividades. Desenvolver diagramas de actividades individuais para grandes tarefas que incluem uma série de subtarefas. Como você conclua tarefas e subtarefas, cruzá-los fora de sua lista. No final de cada dia e no final de cada semana de trabalho, rever o seu progresso e reorganizar suas tarefas com listas frescos e gráficos para o novo dia e a nova semana.