Requisitos de controle de documento

controle de documentos, muitas vezes procura reduzir ou eliminar documentos em papel para que os documentos têm menos impacto sobre o meio ambiente e reduzir os custos da empresa, de acordo com Intelex.

A facilidade de acesso é também um aspecto importante quando se lida com controle de documentos. As empresas terão um tempo mais fácil manter a informação up-to-date, se eles podem, por exemplo, facilmente aceder a essa informação a partir da Internet.

Os documentos devem ser organizados em categorias lógicas. Ao fazer isso, os documentos apropriados para uma determinada situação pode ser encontrada. Estes documentos são muitas vezes organizados em categorias como a política, procedimento, instruções de trabalho e formulários e registros, de acordo com 9000 Mundial. A ISO exige documentos relevantes estejam disponíveis quando necessário.

Os documentos devem ser revistos exaustivamente antes de serem finalizados. Em muitos casos, esses documentos devem ser revistos por mais de um indivíduo, tanto para fins de supervisão e assegurar os erros não são feitas por ter um par de olhos extra para pegar os erros, de acordo com 9000 Mundial. O ciclo de revisão deve incluir os trabalhadores envolvidos nos documentos particulares e gestores que as supervisionam, uma vez que eles terão mais experiência e será capaz de compreender erros. ISO exige documentos ser aprovado para adequação antes de sua emissão.

normas ISO exigir documentos ser revisto e actualizado sempre que necessário. Condições em uma determinada empresa irá inevitavelmente mudar, e as atualizações devem ser adicionados aos documentos quando lógica. O estado de revisão devem ser colocados no documento, de acordo com a 9000 mundo. Estes estados incluem projecto, revisão e aprovação. documentos obsoletos que são mantidos pela empresa por qualquer motivo deve ser identificado como obsoleto.

Os documentos devem ser sempre legível e acessível por aqueles que deles necessitam, de acordo com 9000 Mundial. ISO exige que os documentos sejam atualizados quando recebem desgaste ou danos.

Não só deve documentos que se originam a partir de uma empresa ser controlada, mas os documentos resultantes do país também deve ser controlado, de acordo com a 9000 mundo. Muitos documentos, tais como documentos do usuário de produtos e máquinas de propriedade da empresa, devem ser claramente identificados e distribuídos para as pessoas certas na empresa.