Qualquer reunião ou projeto é mais bem sucedido se as tarefas são atribuídas durante a reunião e completou fora da reunião. Ao seguir uma fórmula simples de 3W (o quê, quem, e quando) para atender as ações, as chances de ter um trabalho produtivo realizado fora do horário da reunião e no tempo são aumentadas. atribuição ação apropriada pode reduzir os problemas relacionados com a follow-through fora de atender prazos. Boa atribuição ação irá ajudar a testar boas ideias e soluções para os problemas, bem como a implementação de quaisquer decisões que foram tomadas durante a reunião.
Coisas que você precisa
- Papel ou Marcador Board
- Caneta ou Dry-Erase Markers
instruções
Antes do encerramento da reunião, verificar quaisquer ações que foram identificados durante a reunião e determinar se quaisquer funções adicionais são necessárias também. Comece com o que as ações são. Peça ao grupo "Quais são as ações que precisamos fazer, a fim de realizar grandes resultados do projecto?" Isso ajuda o grupo a compreender o que precisa ser feito e por que é importante para o projeto ou equipe. Na redação do item de ação, certifique-se de usar verbos de ação e estar preparado para fornecer alguns detalhes sobre o que é realmente necessário considerar a ação correctamente preenchido.
Em seguida, passar para quem vai fazer cada acção, pedindo ao grupo "Quem são as melhores pessoas para fazer essas ações?" Cada ação deve ser dado a alguém ou não vai ser feito. Este que é um membro da equipe ou projeto de concordar em ser responsável e responsável por todas as atividades necessárias para realizar a ação atribuída. A ação pode ser atribuído à melhor pessoa qualificada ou uma sub-equipe, ou alguém na reunião pode oferecer-se para fazer a ação. Se a ação é atribuído a alguém de fora da reunião, alguém na reunião deve ser responsável por explicar a ação atribuída à pessoa não na reunião.
Fazer a parte QUANDO antes de passar ao largo das acções e sobre a reunião adiamento. Peça ao grupo "Quando são essas ações devido a fim de nós para terminar nossos projetos dentro do prazo?" A data de vencimento para cada ação deve ser uma data de calendário real quando a ação deve ser concluída para a equipe ou projeto para realizar seu trabalho. Isso nunca deve ser deixado em branco ou escrito como o mais rápido possível porque a data assegura que alguém é responsável por fazer a ação no tempo. Ao atribuir uma data, a pessoa que toma a ação será capaz de programar a nova tarefa com o seu outro trabalho e ser capaz de determinar se pode haver uma razão válida para que a ação não pode ser concluída até data desejada do grupo antes que seja demasiado atrasado.
Após a reunião, colocar os 3W ações nos registros de reuniões e distribuir a todos que participaram da reunião ou que receberam uma ação. Este documenta todas as ações e quem é responsável, bem como quando as ações são devidos.
dicas & avisos
- Se há de ser uma reunião de acompanhamento, quando o lembrete é enviado para essa reunião inclui quaisquer ações que são devidos até essa data, bem como os detalhes habituais reuniões. Isto dá aos atribuídos uma ação a oportunidade de completar a sua acção e se preparar para o status do grupo na próxima reunião.
- Algumas das informações nestas etapas foi adaptado a partir do capítulo de acção do livro "R. A! R.A.! Abordagem de um mago Meeting" por Shirley Belas Lee, copyright 2007. RARA é um acrônimo para os quatro componentes-chave de reuniões eficazes e produtivas. Os componentes são definidos como Roles, Agenda, registros e ações.
recursos
- Dicas para reuniões
- Criar uma agenda de encontros que funciona
Como calcular o custo por ação
Como abrir uma reunião de negócios
Como adicionar uma ação no Photoshop
Como preparar hoa atas das reuniões anuais
Como facilitar uma reunião de definição de metas