Como segurar uma reunião de negócios

instruções

1. O primeiro passo é elaborar a agenda da reunião. A agenda está no esboço de todas as questões que requerem uma discussão para as decisões que são necessárias para promover o seu projeto ou metas. Listar todos os problemas conhecidos em um formato de descrição concisa com pontos de bala. Depois de ter a agenda elaborada você vai conhecer os problemas, e então você vai saber que precisa para participar da reunião.

2. Enviar um e-mail em massa ou fazer chamadas telefônicas a todas as pessoas que necessitam para participar da reunião e pedir a sua disponibilidade com datas e horas para um período de uma semana, se você tiver vários participantes. Isso por si só pode ser um desafio assustador dada agendas lotadas. Depois de ter a disponibilidade de todos, cruz referenciar os horários de uma data e tempo disponível para. Plano de tempo suficiente para realizar a reunião e enviar um aviso a todos os participantes da data, hora de início, fim e local da reunião, juntamente com uma cópia da agenda.

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   Na preparação para a reunião, ter cópias da agenda distribuída a todos os participantes, juntamente com todos os documentos que serão o tópico de discussão. placas de exposição e apresentações em power point deve estar pronto para exibição com cavaletes e projector necessário, laptop e tela. Além disso, o organizador da reunião deve estar preparado para conduzir a reunião e um goleiro registro deve participar da reunião para tomar notas.

4. Ao realizar a reunião, a reunião organizador / líder precisa manter a discussão no caminho certo. Discussão conduzirá inevitavelmente a questões tangenciais e off tópico de discussão, de modo que o líder deve certificar-se de que a discussão acabou voltando para os temas da agenda. O líder também deve acompanhar o tempo e manter a discussão fluir para bater todos os itens da agenda. O líder deve fornecer uma breve descrição dos itens da agenda para iniciar a discussão e também fazer perguntas ou solicitar a entrada de participantes para obter as informações necessárias. O líder deve concluir cada item de ação com a pessoa responsável para a conclusão do item e um cronograma de tempo estimado para a conclusão.

5. Uma vez que todos os itens da agenda são concluídos, o grupo deve agendar uma reunião de acompanhamento, se necessário ou programação que ocorrem regularmente reunião de um acordo sobre dia e hora.

6. O detentor do recorde deve compilar suas notas em uma reunião minutos organizadas em formato de contorno. O projecto de acta deve então ser enviada para os participantes da reunião para buscar comentários, correções ou alterações. As atas das reuniões finais deverão então ser distribuído aos participantes e utilizado para o acompanhamento das medidas e como base para a agenda da reunião seguinte, se necessário.