Como conduzir uma reunião de planejamento do projeto

Esteja preparado

1. Agendar a reunião, quando as principais partes interessadas podem participar. Isso inclui o patrocinador do projeto ou campeão, o gerente de projeto e qualquer pessoa cuja entrada ou aprovação será necessário para decisões a serem tomadas na reunião.

2. Criar e distribuir a agenda antes da reunião. Sua agenda deveria definir claramente o objetivo da reunião, os resultados esperados e tempo previsto para cada parte do encontro. Inclua o que já é conhecido sobre o propósito, orçamento, tempo-line e os papéis do projeto. Use a sua primeira reunião para obter clareza sobre o âmbito e os papéis do projeto também.

3. Estabelecer papéis para a reunião e atribuir participantes a essas funções. O facilitador garante a discussão continua sobre o tema e que todos os participantes tenham uma voz. O cronometrista mantém o grupo sobre o calendário estabelecido pela agenda, eo anotador acompanha as decisões tomadas e os pontos de discussão importantes.

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   Planeje com antecedência para ter todas as ferramentas que você precisa prontamente disponível no local da reunião. Você provavelmente vai querer usar um quadro branco e marcadores de quadro branco ou uma grande almofada branca e marcadores regulares. Se o brainstorming exercícios, trazer pequenas almofadas pegajosas e canetas para os participantes. Um projetor e laptop são necessárias para mostrar apresentações em PowerPoint e exposições semelhantes.

Realizar a sua reunião

1. Comece a reunião lembrando aos participantes da agenda e papéis e estabelecer regras de engajamento. No mínimo, o grupo deve concordar em ser respeitoso com a opinião dos outros e minimizar distrações, como telefones celulares e conversas paralelas.

2. Siga a agenda e seguir em frente uma vez tomada uma decisão. Se a informação adicional é necessária antes de uma decisão pode ser tomada, atribuir o item de ação para a pessoa apropriada e esclarecer quando e como eles devem se apresentar de volta.

3. Antes de encerrar a reunião, resumir as principais decisões e itens de ação. Agendar a próxima reunião e, na medida do possível, chegar a acordo sobre os objectivos para a próxima reunião.

4. Após a reunião, distribuir prontamente notas de reunião aos participantes e outras partes interessadas e lembrar a todos os seus itens de ação e datas de vencimento.