Leis sobre o acesso aos arquivos de funcionários

arquivos de emprego - por vezes referido como arquivo pessoal de um funcionário - contêm documentos, tais como a aplicação do empregado inicial para o emprego, contatos de emergência, formulários de elegibilidade de emprego, as avaliações de desempenho, os registros disciplinares e de presença e de supervisor e gerente de notas sobre o desempenho, formação e acções de emprego . Exemplos de ações de emprego são promoções e terminações. Em alguns casos, o departamento de recursos humanos mantém um arquivo oficial emprego e supervisor ou gerente do funcionário mantém um arquivo de departamento. Embora ambos os arquivos devem conter informações pertinentes, o conteúdo pode ser ligeiramente diferente. Por exemplo, um arquivo departamental não podem conter cópias de toda a papelada e documentação de um empregado proceda, no seu primeiro dia de trabalho, tais como as confirmações de políticas e formulários W-2.

Os atuais funcionários pedir para rever os seus arquivos para garantir o departamento de recursos humanos é manter registros precisos sobre seu emprego. Se a empresa realiza avaliações de desempenho anuais, cópias dos formulários de avaliação para cada ano o trabalhador tenha sido empregado deve estar no arquivo pessoal. Da mesma forma, os registros de freqüência deve refletir com precisão faltas de funcionários, seja por doença, férias ou afastamentos. Ex-funcionários muitas vezes solicitar arquivos para obter cópias de documentos que podem ser usados ​​em sua busca por um futuro emprego. Por exemplo, se o arquivo de um ex-empregado contém registros relativos ao desempenho e realizações, esta informação pode ser útil na reconstrução de um currículo ou preparar uma lista de funções de trabalho para compartilhar durante as entrevistas com potenciais empregadores. Ex-funcionários também podem solicitar cópias de seu arquivo de emprego para usar na apresentação de uma queixa contra um empregador.

Muitos empregadores têm políticas de trabalho referentes à libertação de registros de funcionários. políticas de trabalho variam de acordo com os tipos de registros disponíveis para consulta empregado e cópia, e algumas empresas designam horas de folga como o único tempo durante o qual os funcionários podem rever os registros de pessoal. Os empregadores que têm políticas sobre este assunto geralmente dedicar uma seção dentro do manual do funcionário sobre como acessar os registros. Uma política bem escrita descreve as etapas necessárias para revisar os registros, quais os tipos de empregados registros têm acesso a, quando os funcionários podem ver os seus registos e quaisquer encargos para fotocopiar documentos contidos no arquivo pessoal de um empregado.

Sob a lei federal, os empregadores do setor privado não tem que fornecer cópias de arquivos de trabalho para os empregados atuais ou antigos. A decisão de divulgar arquivos é baseada na política da empresa e, em alguns casos, a lei estadual que rege o acesso a arquivos pessoais. Muitos empregadores vêem o benefício de cumprir com os pedidos dos empregados, no entanto. Negar acesso a arquivos de emprego só pode levantar questões que o empregador pode não querer responder. Se os empregadores manter arquivos pessoais que contêm informações precisas que foi lançado anteriormente para os empregados, não deve haver nenhuma questão de saber se a informação pode ser libertado depois de o empregado deixa a empresa. De boa fé, muitos empregadores fornecem acesso dos funcionários aos arquivos pessoais. Esta prática demonstra transparência sobre as políticas de emprego e registros.

As leis de acesso a acesso dos funcionários federal para registros de emprego fazem parte da Lei de Privacidade Federal de 1974- o Escritório EUA de Administração de Pessoal é a agência geralmente responsável por registros de pessoal de funcionários federais. Estados individuais lidar com os pedidos dos empregados para o acesso aos registros de pessoal.

Alguns estados têm leis que permitem o acesso dos funcionários aos arquivos pessoais. Outros estados são omissa sobre se os funcionários atuais e antigos pode rever ou materiais de pessoal fotocópia. Na maioria dos casos, os funcionários - atual ou anterior - que tenham estado envolvidos em investigações no local de trabalho não é possível visualizar os dados relativos a investigações. Esses registros não deve ser mantido no arquivo de trabalho de qualquer maneira. Eles devem permanecer sob a custódia do departamento de recursos humanos e apenas o pessoal de recursos humanos responsável pela investigação devem ter acesso a materiais de investigação.

Estados que têm leis sobre o acesso dos funcionários a arquivos pessoais podem exigir empregados para enviar uma solicitação por escrito, e algumas leis permitem que os empregadores a limitar o acesso a determinados materiais. A lei da Califórnia, por exemplo, exige que os empregadores para permitir o acesso dos funcionários atuais e antigos para os seus arquivos dentro de 21 dias depois de receber um pedido de empregado. Os empregadores que não cumpram a lei estadual da Califórnia sobre este assunto estão sujeitos a penalidades, multas e julgamentos ação civil de recusa de acesso a arquivos de funcionários. Missouri, por outro lado, não tem uma lei estadual que determina o acesso a arquivo pessoal de um empregado.