Como conceber um sistema de folha de pagamento

Avaliar suas necessidades de folha de pagamento para determinar o sistema apropriado. O sistema manual requer processamento de folha de pagamento com a mão. Ele tem um risco aumentado de erro para usá-lo somente se você tem poucos funcionários. A in-house sistema informatizado requer processamento através de software de folha de pagamento. Use-o para simplificar o processamento da folha de pagamento. O sistema externo requer funções de folha de pagamento de terceirização a um prestador de serviços de folha de pagamento. Use-o se você quer eliminar ou reduzir significativamente as suas tarefas de processamento de folha de pagamento.

Criar o sistema manual, se isso é o que você escolher. Comprar folhas de tempo padrão em uma loja de material de escritório, ou criá-los com um programa conjunto de planilha ou no escritório. Comprar cheques em branco a partir de uma loja de material de escritório, ou usar seus cheques bancários. Use uma máquina de escrever para imprimir contracheques ou entregá escrevê-los.

Este sistema exige que você calcular manualmente salários e deduções. Fique a par das retido na fonte federal, o arquivamento do imposto e as leis de depósito fiscal via IRS Circular E. contactar a Agência receitas do Estado, para obter orientações fiscais da folha de pagamento do Estado. Triple-verifique a folha de pagamento antes de emitir contracheques. Arquivar cópias de relatórios de folha de pagamento em uma área confidencial.

Tornar o sistema in-house informatizado se isso é o que você escolher. Compre o software de folha de pagamento que melhor atenda às suas necessidades. As pequenas empresas, por exemplo, pode usar QuickBooks, as empresas de médio porte pode usar Final de Software e empresas de maior dimensão pode ir com manguezais. Você pode ter seus empregados horistas perfurar um relógio de tempo regular, mas um sistema de relógio de tempo informatizado, como Kronos, é mais eficiente, pois permite-lhe importar o tempo em software de folha de pagamento. O software calcula os salários e deduções, permite o depósito direto, imprime contracheques e recibos de salários, tem as tabelas de retenção na fonte federais e estaduais embutidos no sistema, e economiza e relatórios de impressão da folha de pagamento.

Tornar o sistema externo se você escolher esse caminho. A maioria dos prestadores de serviços de folha de pagamento exige que você carregar as suas horas de folha de pagamento através da Internet, ou enviá-los por fax ou e-mail. O provedor processa sua folha de pagamento e envia-lhe os cheques de pagamento e relatórios de folha de pagamento por cada dia de pagamento. Algumas empresas permitem acesso on-line ao seu sistema, que permite a impressão de relatórios e cheques de pagamento para a sua própria impressora a laser.

Ao estabelecer este sistema, o fornecedor deve ter de assinar um acordados mutuamente contrato detalhando seus serviços e dar-lhe uma lista de seus preços. Para fins de depósito direto, dar ao prestador de sua conta bancária e número de roteamento. Se o fornecedor será lidar com seus impostos e benefícios assuntos, ele deve ter de assinar um documento poder de procuração dando-lhe permissão.