Deveres do trabalho de secretário da associação de um proprietário

O secretário deve ter os minutos - um relato detalhado de tudo o que os membros discutir e a hora em que discutiam sobre eles - durante a reunião da associação do proprietário da casa. Após a reunião, o secretário prepara os minutos em um formato organizado e distribui para os membros do conselho e qualquer outra pessoa que deve recebê-los. Em alguns casos, o secretário tem um assistente que leva os minutos durante a reunião.

Na sequência de uma agenda pode fazer uma reunião mais tranqüila. Antes da reunião, o secretário comunica com os outros membros executivos da associação para determinar o que eles vão falar sobre a reunião. Ela vai então criar uma agenda e imprimi-lo de modo a que todos os membros têm uma cópia a seguir durante a reunião.

O secretário cuida de tarefas administrativas gerais, como escrever correspondência, enviando itens e agindo como um ponto de contato para a associação.

Se a comunidade deseja um boletim de notícias, o secretário escreve-lo e imprimi-lo em uma base regular, e envia-o para todos os membros da comunidade. Newsletters podem compartilhar eventos especiais na comunidade, fornecer lembretes de regras e listar qualquer notícia.

O secretário mantém registros para um determinado período de tempo. Isso pode incluir a atas de reuniões anteriores e cópias da correspondência. Os arquivos podem ser arquivos de papel ou arquivos de computador. A associação estipulará quanto tempo ela deve manter os arquivos, que podem ser em qualquer lugar de um ano para indefinidamente, passando os arquivos para o próximo secretário eleito.