Procedimentos de arquivamento de escritório e de escritório

A caixa de saída contém documentos enviados antes que sejam distribuídos. documentos de saída incluem a enviar e-mail, fax ou documentos para digitalizar e enviar e-mail para entidades fora da organização. A caixa de entrada possui os documentos recebidos antes de serem arquivados ou distribuídos internamente. Esses documentos incluem documentos que detalham memos- um novo projeto, iniciativa ou cliente e documentos que vêm no correio. Algumas caixas de entrada tem duas seções. Uma seção contém documentos que possuem arquivos existentes e outra seção contém documentos que precisam de um novo arquivo.

Os arquivos são pastas que contêm informações que pertencem em conjunto de acordo com nome, data, assunto, local, projeto ou outros dados. Vários arquivos são agrupados por categorias. Muitas vezes, essas categorias são atribuídos uma cor e pastas ou etiquetas com códigos de cores são usados ​​para facilitar a referência a essas categorias. sistemas de arquivamento estabelecer o posicionamento lógico de arquivos individuais dentro de uma categoria. Por exemplo, um consultório médico pode ter categorias codificadas por cores que correspondem com cada letra do alfabeto para sobrenomes paciente. Outros sistemas de arquivamento organizar arquivos por assunto, categorias e posições numéricas, geográficos e cronológicos.

e-mails recebidos são armazenados em arquivos que dizem respeito à informação sobre os documentos. Empresas colocar cópias de respostas a e-mails recebidos no mesmo arquivo como os documentos de entrada originais. Algumas empresas carimbar fotocópias de respostas concluídas para distingui-los de respostas que ainda não foram entregues. Da mesma forma, fotocópias de documentos de saída são armazenados em arquivos que dizem respeito à informação sobre os documentos, e armazenado no mesmo arquivo como qualquer resposta que a empresa recebe a esses documentos.

A caixa de entrada contém documentos que são distribuídos dentro de uma organização, incluindo e-mail para empregados individuais, memorandos e outros documentos físicos que os funcionários individuais recebem. documentos da caixa de entrada internos são distribuídos aos empregados, colocando os documentos em caixas gota de funcionários, e às vezes por digitalização ou fax o documento para funcionários remotos.

Se não houver nenhum arquivo existente que logicamente corresponde com um novo documento, em seguida, um novo arquivo é criado para armazená-lo. Da mesma forma, uma nova categoria é criado para um novo documento, se não houver nenhuma categoria existente que se encaixa com o documento. chaves de arquivos fornecem um índice para um sistema de arquivamento. Lista de chaves de arquivos e codificar todas as categorias em um sistema de arquivamento, e indicar a forma como a informação é organizada dentro de cada categoria. Toda vez que uma nova categoria é criada, a chave arquivo é atualizado e distribuído para o resto da equipe ou exibido em um ponto de referência central.