Uma carta de reprimenda serve como comunicação a um empregado e documentação de seu comportamento. Ele também pode ser usado para a disciplina ou término futuro, ou simplesmente para documentar o desempenho de um empregado para futura consideração de promoção. Muitas empresas exigem ser emitida uma ou mais cartas de reprimenda antes de qualquer acção disciplinar é tomada, por isso é importante para emitir uma carta, quando surge uma situação inicialmente. Uma carta eficaz de repreensão irá inspirar um empregado para melhorar o seu desempenho ou comportamento.
Documentar o nome do empregado, seu nome, a data e a "Carta de Reprimenda" no topo da carta. Você pode deixar espaço para a sua assinatura no topo, perto do seu nome, ou no final da carta.
Estado que o assunto foi discutido anteriormente, se este for o caso. Você pode escrever uma carta de reprimenda como um follow-up formal para uma reunião ou conversa.
Articular como o empregado tem quebrado a política da empresa. Documentar todas as ocorrências e especificidades de notas, como a hora, data e local.
Consulte o manual da empresa e quaisquer seções aplicáveis. Incluir página ou números de seção para referência do empregado.
Explique que o comportamento deve ser corrigido, e por quê. Dependendo da transgressão, afirmando que a correção do comportamento vai melhorar a eficiência da equipe como um todo é aceitável. Se for o caso, você também pode incluir que para corrigir o comportamento irá melhorar a qualidade do trabalho do indivíduo.
Informar o funcionário sobre quais as consequências que ele terá de enfrentar se o comportamento não melhorar. Dependendo da situação, um prazo para a melhoria pode ser apropriado.
Lista as etapas de o empregado pode tomar para melhorar o seu comportamento ou desempenho. Seja o mais específico possível ao fazer sugestões. Isto dá a informação adequada dos funcionários e oportunidade de melhoria.
Imprimir a carta de reprimenda em papel timbrado da empresa e assiná-lo. Fornecer cópias de si mesmo, o empregado e seu supervisor. Peça que a inicial funcionário ou assinar e datar a sua cópia para seus registros, e explicar que este é apenas para confirmar que ele recebeu a carta.
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