Como escrever uma nota de recusa de crédito

Usar o layout preferido da sua empresa ao criar um cabeçalho para o memorando. Inclua as seguintes informações: data, remetente, destinatário (s), cc (cópia carbono), bcc (cópia oculta) e linha de assunto. Porque o crédito é um tema tão sensível, limitar o número de pessoas que receberão Cc ou Bcc cópias. Use uma frase simples para a linha de assunto, como "Aplicação de crédito."

Use o primeiro parágrafo da nota como um tampão. Comece com uma indicação neutra, como um elogio ou uma expressão de apreço. Por exemplo, "Obrigada pela sua carta de 12 de Setembro solicitando um aumento na sua linha de crédito" ou "Você é um cliente valioso e nós apreciamos o seu negócio ao longo dos últimos sete anos."

Descrever os principais motivos de recusa de crédito no segundo parágrafo. Consulte a política da empresa e mostram claramente que o pedido foi seriamente considerada. Por exemplo, "A nossa investigação revela que o seu estatuto de emprego e sua posição financeira são instáveis ​​neste momento." Use a voz passiva para concentrar a atenção sobre as ações em vez de personalidades. Por exemplo, "Seu pedido não pode ser processado este mês" ao invés de "Nós não podemos processar seu pedido neste mês."

Evite terminações que soam enlatados ou insinceros. Por exemplo, "Se você tiver alguma dúvida, não hesite em contactar-me." No terceiro parágrafo, personalizar o fechamento com informações sobre alternativas ou fornecer sugestões sobre como o destinatário pode melhorar o seu crédito. Tenha cuidado para não criar falsas expectativas.

Revise seu memorando com muito cuidado. Use um dicionário e um livro de estilo de escrita para verificação de todos ortografia, gramática e pontuação. Verifique o tom da nota. Pedir a um colega ou mentor para ler o memorando em voz alta. Pense se parece muito dura ou tem uma linguagem vaga. Lembre-se, o crédito é um tema sensível. Faça as alterações necessárias antes de enviar o memorando.