Escrevendo um memorando formal é uma forma eficaz de se comunicar dentro de uma empresa. Faça o memorando com uma voz autoritária que pretende informar ao invés de intimidar o leitor. informações suplementares incluído com o memorando é conhecido como um anexo e gabinetes são normalmente incluídos com letras. Um memorando formal, inclui seções específicas e inclui tanto o escritor de e iniciais do assistente no final. Embora a maioria dos memorandos são uma página ou menos, lembre-se de incluir um parágrafo resumo no final do memo se ele for maior do que uma página.
Coisas que você precisa
- Acessórios para a nota (se necessário)
Criar o título para o memorando, que inclui "Para," "A partir de" e "Sujeito" Seções. Decidir quem precisa de receber uma cópia do memorando. Se você estiver incluindo anexos, decidir que precisa para obter os anexos e que só precisa de uma cópia do memorando de modo que eles estão cientes da informação e que os anexos foram distribuídos (por exemplo, um gerente pode ter criado o anexo e não necessariamente precisa de uma cópia). Incluir os nomes de todos para obter a nota no "Para" seção do título. Pessoas que você deseja copiar ir na "cc" parte da nota no final do memorando. Também pode haver pessoas a quem você quer informar privada no memorando. Estes destinatários será "cega copiado." Eles receberão uma cópia do memorando, mas não cotada na "Para" ou "cc" Seções.
Escrever o corpo do memorando forma clara e concisa. Use uma linguagem direta e formal, mas manter o memorando de soar intimidadora ou depreciativa. memos mais longas deve incluir títulos de parágrafo para torná-los mais fáceis de ler.
Terminar o memorando. Na conclusão do corpo do memorando, as iniciais do autor deve aparecer, com as iniciais do assistente depois de uma barra "XX / aa." as iniciais do autor são capitalized- o assistente de estão em minúsculas. Abaixo disso, dois espaços para baixo, deve ser a palavra "Anexos (x)" com o número de dispositivos incluídos entre parêntesis, se houver mais do que um. Em seguida, listar as pessoas que você quer cópia de carbono, ou "cc." Ele deve estar em um formato de lista. As pessoas que são cegas copiado deve ser escrito à mão em suas cópias. Certifique-se de incluir o "bcc" de modo que eles sabem que foram copiados de forma anónima. O autor do memorando deve rubricar pelo seu nome no "A partir de" seção do título antes do memorando é distribuído.
dicas & avisos
- Mantenha uma cópia extra ou dois do memorando em um arquivo com os anexos no caso de alguém tem de ser adicionado à lista de distribuição.
- Revise o memorando por erros tipográficos que soletram damas perca (forma / de).
- A maioria dos softwares de processamento de texto inclui um modelo de memorando se sua empresa não tenha especificado um para usar.
- Certifique-se de que você inclua todos os destinatários na "Para" seção do memorando.
- Memos só deve ser usado para as comunicações internas da empresa. A comunicação com fornecedores ou clientes devem ser escritos em um formato de carta.
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