Como escrever um memorando aos funcionários

Saiba o propósito básico eo formato de um memorando. Memorandos são, normalmente documentos internos utilizados para se comunicar com o pessoal. Efeitos podem incluir lembretes políticas, solicitações de ações, relatando uma mudança ou fornecer notificação oficial. O formato memorando inclui um título, introdução, corpo, resumo e fechamento. Anexos são indicados na parte inferior do documento.

Determine o propósito de sua nota e que, se for o caso, os anexos serão incluídos.

Determinar os beneficiários do memorando. Muitas vezes, os supervisores e gerentes de receber cópias de memorandos e pode haver uma exigência de incluir uma cópia em um arquivo. Determine o que o memorando vai dizer e compor um rascunho. Verifique na política da empresa para a utilização de papel timbrado que é aprovado para memos.

Conclua o título, começando com o "Encontro." Incluir nomes e títulos de destinatários principais na "Para" seção. Esta pode ser uma ou mais pessoas, ou pode especificar um grupo de pessoas, como todos os gerentes de conta. Incluir no "cc" seção os nomes e títulos de quem receberá cópias do memorando. Incluir no "A partir de" seção o nome e título da pessoa que enviou o memorando. Incluir no "Sujeito" seção de um título curto descrevendo a finalidade do memorando.

Incluir um parágrafo introdutório que explica a finalidade do memorando, fornece o fundo para o efeito e dá uma visão geral do que vai seguir nos parágrafos seguintes. Incluir um alerta para os leitores se o memo contém políticas ou outras informações críticas.

Incluir informações no corpo, ou o texto principal, do memorando que se expande na introdução e visão geral. Por exemplo, fornece o fundo que levam a uma mudança de política. Separado e ordenar os parágrafos de acordo com o conteúdo. Use breves parágrafos em todo o memorando. Esta seção pode ser um ou dois parágrafos ou várias páginas, dependendo da finalidade do memorando.

Insira o resumo e fechamento. O resumo pode não ser necessário para memorandos de uma página, mas pode ser útil com documentos longos contendo informações complexas ou instruções. Fechar agradecendo o leitor e oferecendo sua ajuda para responder a perguntas ou explicar o conteúdo da nota. Na ausência de um resumo, incluir um breve resumo no parágrafo de fechamento. Informar os leitores se o conteúdo do memorando são confidenciais.

Nota no final da nota de uma lista de anexos referidos no memorando. Use as palavras "Em anexo" ou "incluso" para denotar a lista de anexos. Não incluem anexos que não são referenciados no memorando.

Assinar o memorando. escritores memorando normalmente inicial ou assinar memorandos na seção título, ao lado do "A partir de" entrada. Uma nota pode exigir formal de uma assinatura integral e linha de data no final do documento.