Como planejar mapeamento de processos

Escrever uma visão geral e narrativa geral descrição do processo a ser mapeado que define o âmbito, que está envolvido e responsável e quais são as saídas. Este é o seu entendimento inicial do processo. Você terá que rever a documentação existente do processo e entrevistar pessoas-chave no processo.

Identificar claramente a finalidade geral, aplicabilidade e pressupostos do processo. Identificar quem está envolvido no processo (indivíduos e grupos) e o escopo do processo. Normalmente as partes interessadas, de gerência sênior, gerenciamento de linha, parceiros de negócios, funcionários da linha, e outros (por exemplo, as partes externas, como uma empresa de contabilidade externa e / ou empresa de engenharia) serão todos os envolvidos no processo, de uma forma ou de outra. Também obter uma compreensão do volume conhecido ou esperado do processo e determinar se os recursos comprometidos com o processo são adequados.

Montar representantes de cada grupo envolvido no processo para uma sessão onde eles identificam o ponto de partida (trigger), entradas e saídas durante o processo (por exemplo, ordens de serviço, requisições de estoque de material, trabalho em entradas de processo) e o ponto final (finais output) - as fases decisivas do processamento e identificar os pontos de transferência e tocar entre as diferentes pessoas envolvidas no processo. Identificar o mapa roles- o fluxo do processo e as responsabilidades dentro do processo. Se existem lacunas, mal-entendidos, duplicações ou sobreposições destacá-los e, em seguida, como um grupo concordar com a melhor prática para implementar.

A fim de manter o seu mapa de processo de sobreposição com outros processos de identificar pontos de contato com outros processos e "post sinal" esses pontos de contato como o mapa de processo é desenvolvido.

Trabalhar com os diferentes grupos envolvidos para identificar as mudanças necessárias para melhorar o processo ea melhor forma de fazer essas alterações. As pessoas que trabalham no processo de conhecer o problema ou áreas complicadas melhores e podem ter idéias para as mudanças que vão fazer o processo funcionar melhor. Essas idéias podem ser avaliados pelos vários grupos envolvidos e trabalhou no processo, se aceito por consenso do grupo.

Capturar e converter os materiais recolhidos durante o exercício de mapeamento de processos em documentos de trabalho. Como os materiais são recolhidos durante o processo de mapeamento que devem ser numeradas e referenciadas ao passo particular do processo a que se aplicam (no mapa de processo). A legenda deve ser desenvolvido que lista os documentos em ordem numérica e fornece uma breve explicação sobre o propósito do documento. Um manual contendo todos os documentos no local de trabalho, a legenda e o mapa do processo pode ser usado para treinamento ou referência quando necessário.