Contabilidade procedimentos de arquivamento de escritório

A maioria dos arquivos de contabilidade e ligantes devem ser mantidos em um local central que está localizado em uma área segura e privada. Cada tipo de transação deve ter seu próprio armário de arquivamento ou pelo menos uma gaveta ou prateleira especificado. Por exemplo, as receitas não deve ser misturado com despesas ou outra documentação. Somente pessoal autorizado deve ser autorizado a rever o conteúdo e remover arquivos da área de contabilidade. Se armários estão localizados em uma área que não pode ser bloqueado, como dentro de um escritório de contabilidade, em seguida, os armários devem ser trancadas em todos os momentos.

A declaração de contas a pagar é segregada de todos os outros arquivos e é organizado por ano e por ordem alfabética pelo nome do fornecedor. Cada gaveta deve ser claramente marcado fora para torná-lo mais fácil encontrar arquivos específicos. Dependendo do espaço disponível, contadores manter registros de despesas correntes nas proximidades, enquanto os arquivos de anos anteriores podem ser arquivados no armazenamento. Observe que os arquivos para ativos fixos são separadas e mantidas nas proximidades do escritório em uma base de longo prazo - e não colocar em armazenamento.

Declaração de transações de contas a receber baseia-se em datas de depósito para facilitar reconciliações bancárias no final de um mês. Por exemplo, suponha que você vê $ 200 como um depósito no extrato bancário em uma determinada data, mas você só reconheceram $ 180 nos registros contábeis - você vai precisar de acesso por data para identificar a razão para a discrepância. Declaração de recebíveis pode ser feito em pastas mensais ou semanais, dependendo do volume de transações.

Devido a questões de confidencialidade, os documentos de folha de pagamento são mantidos totalmente separados do resto dos registros contábeis, geralmente no escritório do profissional da folha de pagamento. Relatórios e registros são mantidos trancados e longe da vista do público em todos os momentos, acessíveis apenas a alguns funcionários autorizados. relatórios de folha de pagamento são arquivados por payday juntamente com folhas de tempo para o período. Note-se que os registros da folha de pagamento de idade devem ser arquivados separadamente com muito mais segurança do que outros registros.