Cuidadosamente elaboração de uma resposta a um e-mail de negócios - se de um cliente, prospect, chefe ou colega de trabalho - pode fazer toda a diferença no sentido de garantir a reação e resposta desejada.
Passo 1: Compreender o escritor
Olhe com cuidado que escreveu o e-mail uma vez que esta desempenha um papel na nível de formalidade você usa para responder. Por exemplo, o especialista em e-mail etiqueta Lindsay Pollak sugere responder a um e-mail que usa a linguagem formal, usando uma linguagem formal e educado similar. Se o remetente usa um tom informal, use um tom mais relaxado, mas mantê-la profissional.
Passo 2: determinar o resultado
Descobrir o que ação que você deseja que o leitor a tomar uma vez que você responder. Por exemplo, se você está enviando uma resposta a uma perspectiva, você quer que eles para comprar. No entanto, se você está enviando uma resposta para o seu chefe, você quer que ela pensa que você é profissional e capaz. Respostas para as pessoas sobre questões de serviço ao cliente deve resultar em um cliente feliz que sente suas necessidades foram satisfeitas.
Dica
Espere até que você me acalmei para responder a um e-mail controverso.
Passo 3: descrever o resultado na frase 1
Use a primeira frase de sua resposta ao descrever o que você quer alcançar, sugere Geoffrey James, um editor contribuinte da Inc. Por exemplo, se um cliente envia um e-mail com uma queixa, use a sua primeira frase para dizer que pretende resolver o problema para que o cliente se sente feliz e satisfeito com a compra.
Passo 4: Faça seus pontos
Agora é hora de explicar como você planeja fazer sua primeira frase acontecer. Usar pequenos pontos para fazer seus pontos. James recomenda o uso de provas para sustentar as ideias que você descreve em sua resposta. Dependendo do tópico e a ação necessária, a prova pode ser tão simples como apontar um fato ou tão extensa como fornecendo vários detalhes específicos para o tema. Por exemplo, se o seu chefe pergunta por que você quer uma despesa aprovado, fornecer um fato ou dois sobre como aprovar a despesa irá beneficiar o departamento ou empresa em geral.
Passo 5: Fornecer uma chamada à ação
Use a sua sentença final para reafirmar o que você quer o leitor fazer a seguir. Esta frase deve ir de mãos dadas com o seu parágrafo de abertura. Por exemplo, para fazer seu cliente feliz, explicar o passo que você está disposto a tomar para resolver o problema.
Passo 6: Registe-Off
Finalmente, usar sign-off palavras, tal como "Melhor" ou "Obrigado" para que o destinatário sabe que chegou ao final do e-mail, sugere Forbes escritor pessoal Susan Adams. Adicione seu nome, e incluir o seu assinatura de negócios em todos os e-mails. A assinatura deve incluir o seu nome completo, nome da empresa e informações de contato, incluindo o número de telefone e endereço do site.
Dica
Revisar e verificar a ortografia de seu e-mail antes de bater o "enviar" botão. Caso contrário, os erros podem fazer você olhar desleixado e não profissional.
Como responder a um e-mail crítica de seu chefe
Como escrever uma carta para oferecer seus serviços
Como terminar um e-mail profissional
Como escrever um e-mail aceitação da proposta
Como enviar um bom e-mail para alguém que você acabou de conhecer