Em muitos locais de trabalho, memorandos servir como um meio conveniente e eficaz de comunicar. Ao responder a perguntas em um memorando, em vez de na comunicação face-a-face, você pode tanto aumentar o número de trabalhadores que sua resposta chega e proporcionar aos trabalhadores um documento físico ou eletrônico para referenciar mais tarde eles devem esquecer a resposta que você deu. Para garantir que o memorando é tão eficaz quanto possível, formatar sua comunicação adequadamente e, cuidadosamente, juntá-lo a seu público em mente.
Criar um título memorando. incluir o "Encontro:" seguido da data completo no qual você está enviando o seu memorando, "Para:" com uma explicação de quem está a enviar o memorando a, "A partir de:" com seu nome, e "Sujeito:" com uma descrição concisa do assunto. Se preparar o seu memorando via e-mail, esta rubrica provavelmente já estar no lugar para você. Se digitar a sua nota, coloque todas essas informações na parte superior do memorando, alinhado à esquerda.
Coloque a pergunta na linha de assunto. Se a pergunta que você está abordando era excessivamente longo, condensá-lo, encurtando-a em uma frase de duas ou três palavras significativas. Se você pretende abordar mais de uma pergunta no seu memorando, listar o assunto das perguntas, seguido por "Q&UMA" para alertar os funcionários para o conteúdo do memorando. Ao colocar esta questão ou o Q&A notação na linha de assunto, você torna mais fácil para os funcionários encontrarem o memorando deve eles precisam fazer referência a ela mais tarde.
Responda a pergunta ou perguntas de forma concisa ainda claramente. Os funcionários querem as respostas às suas perguntas, não caminhadas detalhado. Ao manter a sua resposta clara e curta, você pode aumentar a probabilidade de que os leitores possam entender a resposta e responder eficazmente a ele.
Diga aos trabalhadores que devem entrar em contato se precisar de informações adicionais. Se você quiser esclarecer qualquer confusão em relação às questões mesmo, pedir-lhes para falar com você. Se houver outro departamento dentro da sua empresa que seria melhor adequada para responder a perguntas sobre o tema, dizer a seus funcionários para fazer referência a um indivíduo específico dentro deste departamento, e incluem informações de contato deste indivíduo.
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