Procedimentos de compra padrão

Cada serviço, material ou fornecimento solicitado por cada departamento deve ser apresentada como uma ordem de compra. Esta ordem de compra é um número de contabilidade para garantir a quantidade correta é pago ao vendedor ou fornecedor. O número também rastreia a ordem para se certificar de que é recebido em tempo hábil, bem como na qualidade desejada ea quantidade necessária. A ordem de compra também é usado pelo vendedor ou fornecedor, quando o faturamento da empresa após a entrega da encomenda.

O departamento de compras é responsável por encontrar o produto, serviço ou fornecimento solicitado. Um agente de compras encontra fornecedores diferentes, solicita citações e decide qual fornecedor atende às necessidades de os pedidos de departamento. O procedimento de aquisição descreve o processo pelo qual o departamento de compras faz pedidos de cotação de fornecedores e vendedores. Cada gerente de departamento deve informar o departamento de compras sobre o item exato necessário, as especificidades dos itens desejado e a quantidade necessária para operar o respectivo departamento.

Uma vez que os departamentos têm dado o departamento de compras a informação sobre o serviço, suprimentos ou material necessário, o agente de compras monitora a ordem em todo o processo. O agente de compras atribuído ao pedido deve seguir com o vendedor no caso de haver uma mudança ou atualização e monitorar a ordem até que tenha sido recebido. Depois que o item foi recebido, o departamento de compras assegura a ordem é correta e dentro das especificações contratadas.