Como configurar um sistema de ordem de compra para uma pequena empresa

Decidir em seus objetivos

• Examinar por que você quer instituir um sistema de ordem de compra. Você pode estar tendo problemas com fornecedores de transporte dos materiais errados e suprimentos ou não entregá-los no tempo. Você pode ter fornecedores que não irá enviar-lhe os itens sem pré-pagamento, se eles não têm um documento de compra por escrito. Ou você simplesmente pode querer para evitar fraudes ou erros.

Escolha Quem será invovled

• Decidir quem precisa estar envolvido na criação de seu sistema de ordem de compra. Comece com seu contador ou guarda-livros, se você tiver um. Rever o seu banco e cartão de crédito declarações para ver quem faz mais compras durante um mês. Dependendo do tamanho do seu negócio, incluem membros da administração e do pessoal que terá que usar o novo sistema. Se você não vai fazer o trabalho sozinho, colocar uma pessoa encarregada do projeto e dar-lhe a autoridade para designar tarefas do projeto para outros membros da equipe. Você pode considerar a criação de um comitê pequeno para lidar com a tarefa. Incluir um ou dois fornecedores ou fornecedores que serão convidados a aceitar suas ordens de compra.

políticas definidas

• Soletrar a circunstância em que os funcionários podem fazer compras e quem pode fazer compras. Isto irá limitar quem pode usar e transmitir uma ordem de compra. Considere a criação de uma lista de fornecedores aprovados que aceitarão suas ordens de compra para que você possa aumentar a sua capacidade de controlar custos e qualidade. Isso elimina o problema de ter que passar por verificações de crédito do fornecedor frequente ao fazer compras.

Desenvolver seus formulários

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  As ordens de compra são as formas que se tornam o centro do seu sistema de ordem de compra. Criar formulários funcionários podem usar que permitem que você, um departamento de guarda-livros ou contabilidade para facilmente ordens de compra de entrada em um documento financeiro para consulta posterior. O formulário deve incluir itens como o seguinte:

• nome da sua empresa, endereço e informações de contato
• Departamento de solicitar a aquisição
• pessoa que tiver aprovado
• item que está sendo comprado
• custo do item por unidade
• número de unidades encomendadas
• custo total sem impostos
• valor do imposto
• montante total com o imposto
• O vendedor
• número do pedido
• data requerida
• data de entrega

O formulário deve permitir que você executar relatórios por fornecedor, departamento ou item para descobrir rapidamente o quanto a empresa está a gastar em determinadas áreas. Cada documento deve ter um número de ordem de compra para referência fácil quando você entrar em contato com um vendedor ou fornecedor, ou vice-versa.

solicitar sugestões

• Depois de criar o primeiro rascunho da sua nova ordem de compra, pergunte as pessoas que devem usá-lo para os seus comentários. Explique por que você está instituindo o sistema e fornecem exemplos de como a contabilidade irá utilizar o sistema. Pergunte a seus vendedores e fornecedores que eles pensam do seu formulário, e se eles têm quaisquer adições que eles gostariam que você faça.

Comunicar o novo sistema

• Depois de ter utilizado as recomendações e feedback que você recebeu para criar seu pedido e procedimentos para usá-lo compra final, comunicar a informação a todos os que estarão envolvidos. Coloque as informações por escrito e enviar uma cópia para cada membro da equipe. Tê-los assinar um documento afirmando que eles receberam, ler e compreender o documento.