Todas as empresas que contratam e manter os funcionários devem manter um empregado ou arquivo pessoal para cada funcionário que eles contratam. gestores de recursos humanos deve ser cuidado para não incluir informações confidenciais em um arquivo geral do empregado, tais como registros de autorização médica, financeira, criminal ou de segurança. Estes tipos de informações devem ser armazenadas em um local seguro, de acordo com a lei estadual e federal. Outros tipos de informações não-confidenciais devem ser mantidos em um arquivo funcionário dedicado para permitir a revisão do empregado ou para ser usado como prova em processos judiciais emprego.
Registros preliminares Emprego
Informações sobre comunicações de pré-emprego, a descrição do cargo, cópias de um pedido de emprego inicial, currículo, notas da entrevista, ofertas de emprego, quaisquer formas de verificação que foram assinados, como ler e compreender um trabalhador manual, deve ser mantido em arquivo de um empregado.
Salário, folha de pagamento e as informações fiscais
Estes tipos de documentos incluem registros de folha de tempo, W-4 formulários preenchidos pelo empregado, registros de frequência, autorizações de depósito direto, W-2 declarações anuais e mandatos de apoio à criança que afetam os salários para levar para casa de um funcionário.
Desempenho avaliações, comentários e incidentes
Se a sua empresa realiza revisões periódicas do desempenho, uma cópia de cada avaliação a respeito de um determinado empregado deve ser colocado no arquivo pessoal do empregado. Além disso, quaisquer incidentes sobre conflitos com outros trabalhadores ou de gestão, problemas de comportamento, padrões de ausência, o desempenho no trabalho pobres e avisos escritos devem ser notado no arquivo.
Formação e educação
Muitos cargos exigem formação inicial e contínua, a educação ou certificação. Os empregadores devem manter um registro de todos os programas de treinamento que um empregado seja concluída. Se o empregado foi emitido um certificado de conclusão de um curso específico referente ao trabalho, uma cópia deve ser mantido no arquivo.
Contatos de emergência e Benefícios
Todos os empregadores devem manter uma lista de contatos de emergência para cada funcionário em arquivo, independentemente de o ambiente de trabalho é perigosa. Além disso, todos os benefícios associados com a posição do funcionário deve ser gravado. Os benefícios podem incluir férias remuneradas, seguro médico, os programas de reembolso de matrícula e outra cobertura.
Eu tenho o direito de solicitar cópias de meus write-ups, no estado do texas?
Documentos necessários para arquivos de pessoal
Lista de verificação de desempenho do empregado
Leis sobre avaliações de desempenho dos funcionários