As vantagens de um sistema de gerenciamento de arquivos

Devido ao custo de aluguer de propriedade para documentação loja, preenchimento digital começa a pagar por si mesmo, logo que ele é implementado. Como não há nenhum documento física, os custos de manuseamento e transferência de materiais e para trás é muito reduzida. Isso também permite que os documentos que devem ser armazenados como papel a ser arquivado em locais menores e menos caros.

Reduzir a pegada de carbono do seu negócio pode ser um factor importante para atingir base de consumidores verde-minded de hoje. Ele pode melhorar significativamente a imagem da empresa, dar benefícios fiscais e reduzir o custo de suprimentos. Um sistema de arquivo digital pode mudar positivamente toda a base para um negócio, e mudança para um sistema mais "verde" pode dar muitas oportunidades de publicidade.

Recuperar cópias de documentos arquivados e armazenados fisicamente pode ser um processo demorado que está aberto ao erro humano, problemas de segurança e perda física. Este não é o caso com um sistema digital. Dentro de instantes, um documento pode ser acessado no balcão do indivíduo que precisa. Isto resulta num período de trabalho mais curto, permitindo o andamento mais rápido e mais tempo para o desenvolvimento de projectos.

Enquanto um sistema de arquivamento de papel tradicional pode ser aberta e olhou por qualquer pessoa com acesso a ele, um sistema de arquivamento digital pode proporcionar diferentes níveis de protecção que podem manter os documentos confidenciais. O uso de senhas, especificado pastas para diferentes usuários, criptografia de dados e trilhas de auditoria que lhe permitem manter um registro de quem acessou quais arquivos e quando, um sistema de gerenciamento de arquivos pode manter seus documentos muito mais seguro.

Os documentos em papel e arquivos podem ser destruídos através de mais de manuseio, dano de fogo, inundação e outros desastres naturais. Como os dados podem ser armazenados em servidores de qualquer lugar do mundo, você pode arquivar seus documentos de negócios com segurança, sem ter de insistir sobre potencial de danos à propriedade. Você também pode fazer o seu portátil dados arquivados, usando coisas como discos rígidos removíveis, pen drives e CDs.