Lista de verificação pré-reunião

Defina a data, a hora eo local da reunião. Escolha um local que é suficientemente espaçoso para o encontro. Se há um convidado especial para a reunião, ter tempo para aprender sobre o indivíduo, suas contribuições, interesses e relevância para a reunião. Decidir quem vai participar da reunião. As pessoas que convidar deve ser relevante para o objetivo da reunião.

Preparar a agenda para a reunião. Indicar a finalidade da reunião e decidir os segmentos de reuniões. No caso de um convidado especial, preparar conteúdos, tais como perguntas ou mensagens de relevância para a reunião e o convidado também. Decidir quem vai fazer o discurso introdutório e que vai gravar as discussões da reunião. Atribuir alto-falantes para cada tema que será abordado durante a reunião.

Decidir as fontes que você vai precisar para a reunião. Estes podem ser materiais de papelaria ou papéis de prova, tais como relatórios de pesquisa ou documentos, dependendo da natureza da reunião. Por exemplo, se a reunião é apresentar queixas de sua comunidade para o seu funcionário eleito, em seguida, os documentos de autoridade que apoiam a sua reclamação são materiais de reuniões relevantes. Nomear uma pessoa responsável pelo tratamento do segmento de suprimentos de reuniões.

Definir regras a respeito de como a reunião está a ser conduzida do início ao fim. Estabelecer códigos de pontualidade para os participantes e como eles devem se comportar durante as reuniões e discussões. Criar regras para a reunião pessoal da organização para que eles não transgredir âmbito das suas funções e responsabilidades ou interferir com as funções dos outros.

Entrar em contato com todas as partes relevantes, incluindo o convidado especial, os participantes e os funcionários reunião pelo menos uma semana antes da reunião. Informá-los sobre o encontro ea sua contribuição para isso. Enviar e-mails em data e local detalhes, bem como a ordem do dia. Discutir reunião agenda e os papéis e as responsabilidades com o atendimento pessoal em pessoa. Entrar em contato com os participantes e confirmar a sua disponibilidade para a reunião.

Entrar em contato com os participantes da reunião um dia antes da reunião para lembrá-los da reunião e confirmar a sua presença. Lembrá-los do local de encontro. Reúna a sua equipe de organização de reuniões, poucas horas antes da reunião e ensaiar o propósito da reunião e de fluxo, bem como o papel de cada membro da equipe.