Maneira correta de escrever as atas das reuniões

Reunir informações do host, como os nomes de todos os participantes, o objetivo da reunião e agenda da reunião, antes do início da reunião. Isso ajuda você a acompanhar na discussão. Você pode concentrar-se na hora de tirar o melhor se você não é um participante importante na reunião. Confirme o seu papel com o anfitrião, se não tiver certeza.

Ouça com atenção, logo que o início da reunião. Evite trazer distrações, como telefones celulares, ou, se você trouxe um laptop, verificar o seu e-mail ou navegar na Internet. Mantenha-se focado na discussão na mão.

Grave apenas os pontos principais. Anotando cada detalhe é impossível e desnecessária. Decidir o que é importante, considerando a finalidade da reunião. Registre quaisquer opiniões ou sugestões expressas, os pontos de desacordo em cima e decisões tomadas.

Parafraseando, quando possível. Escrevendo declarações na íntegra não é necessário, e leva muito tempo. Parafraseando demonstra que você entendeu o que os participantes estão discutindo.

Numerar suas páginas, se escrever com caneta e papel, para evitar misturar papéis.

Faça perguntas quando necessário. Não tenha medo de interromper ou atrasar a reunião, se você precisa para verificar o que alguém disse.

Faça perguntas imediatamente após a reunião, enquanto a informação ainda está fresca em sua mente, se você precisa para esclarecer um problema muito complicado para abrir durante a reunião.

Faça o mais objectivamente possível. Como um minuto tomador, o seu papel não é o de fornecer o seu parecer ou o censor discussão, mas sim para resumir imparcialmente o que foi dito.

Verifique as suas notas para ortografia, pontuação e clareza quando revê-los mais tarde. Escreva uma boa cópia antes de distribuir os minutos para as pessoas necessárias.