As reuniões são uma parte necessária de cada negócio. Porque uma reunião bem planejada é um fórum para alavancar o capital humano, é uma ferramenta de negócios essencial que pode melhorar a produtividade da força de trabalho. Nenhuma maneira universal para executar uma reunião existe. No entanto, você pode fazer certas perguntas na maioria das reuniões para ajudá-lo a permanecer na pista e realizar seus objetivos de reuniões.
Quais são os objetivos desta reunião?
Comece cada reunião, identificando primeiramente os objetivos do encontro, que também serve para ajudar "quebrar o gelo." Faça perguntas como "O que nós queremos realizar hoje?" ou "Quais são os objetivos desta reunião?" A definição de um objectivo claro pode ajudar você e os participantes permanecer na pista. Se a reunião vira fora do curso, então você pode educadamente lembrar aos participantes de objectivos da reunião.
Que progresso nós fizemos desde a última reunião?
Peça os participantes da reunião, "Que progresso nós fizemos desde a última reunião?" Esta é uma questão especialmente útil se você tiver reuniões recorrentes. Esteja preparado para discutir o progresso que você fez, e trazer uma agenda da reunião que lista os tópicos importantes que você cobertas em suas reuniões anteriores e que você tem feito para resolver quaisquer questões pendentes.
Que questões estamos diante?
As reuniões são um lugar para discutir os problemas que você ou membros de sua equipe está tendo com um projeto, uma empresa ou um indivíduo. Assim que traduz, "Quais as questões que estamos enfrentando?" Preparação é fundamental, de modo plano para a reunião por surgir com uma lista de pontos de discussão. Ao discutir os problemas, não ficar com raiva e defensivamente manter a calma e explicar problemas conhecidos, descobrir ameaças iminentes e solicitar formas de abordar estas questões.
Quais são as coisas que queremos realizar antes da próxima reunião?
Terminar todas as reuniões, perguntando: "Quais são as coisas que quer realizar antes de nossa próxima reunião?" Desenvolva uma lista de próximos passos no final de cada reunião. Ter alguém de sua equipe de enviar notas de reuniões detalhadas que lista funções, responsabilidades e datas para cada um dos seus próximos passos. Ir ao redor da sala e peça aos participantes para compartilhar o que eles acham que são os melhores passos a tomar para atingir os seus objectivos para a próxima reunião.
Como é que podemos alcançar nossos objetivos de negócios no futuro?
Peça os participantes da reunião, "Como podemos alcançar nossos objetivos de negócios no futuro?" Isso é importante porque todas as reuniões devem alinhar com as metas e objetivos da empresa. A pergunta ajuda os participantes da reunião manter o retrato grande na mente, porque isso é algo que muitas vezes se perde na confusão do dia-a-dia.
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