Estrutura de uma reunião de negócios

A estrutura de uma reunião de negócios começa com uma série de apresentações formais. A menos que todos os presentes na reunião é familiar a todos os outros, esta é uma parte importante do processo, uma vez que permite aos participantes aprender sobre quem estará entregando informações durante a reunião. Ele também dá outsiders, como consultores e novos funcionários, uma oportunidade de aprender que eles estão trabalhando com. O líder de uma reunião é o presidente, que chama a reunião à ordem no tempo e faz com que todas as apresentações necessárias.

Na sequência de apresentações, a estrutura de uma reunião de negócios requer alguém para ler uma agenda. Esta lista todos os itens que serão em discussão, e em que ordem. A agenda pode ser uma lista de nomes, indicando que vai falar, ou uma lista de tópicos com subtítulos para cada participante que terá a oportunidade de comentar. A agenda também vai notar a duração da reunião e quaisquer quebras programadas. Durante a leitura da ordem do dia, o presidente deve indicar se a reunião deve terminar por um determinado tempo, ou se ele vai continuar para além do horário de término agendada, se necessário.

Após a apresentação da agenda, uma reunião de negócios se move em uma série de tarefas administrativas. Estes variam de uma organização para outra, mas podem incluir participantes aprovam os minutos de uma reunião anterior, a convocação formal roll, designação de tarefas (como um detentor do recorde e um marcador de tempo) e qualquer informação de confidencialidade necessária se os temas em discussão são confidenciais .

O coração de uma reunião de negócios não vem até tarefas administrativas e organizacionais estão completos. Seguindo a ordem do dia, os participantes fazem apresentações e responder a perguntas de outros oradores. Um detentor do recorde toma notas durante a reunião para referência futura, embora os participantes individuais podem tomar suas próprias notas também. Em vários momentos ao longo do encontro um alto-falante pode abrir a palavra para comentários ou perguntas, ou solicitar que certos participantes respondem a perguntas ou adicionar informações para o tópico em discussão. As reuniões geralmente fecham quando toda a gente tem falado ou o prazo chega, com as observações finais do presidente.