Requisitos de retenção de documentos sarbanes oxley

Estas regras devem ser seguidas por todas as empresas de capital aberto. Sarbanes Oxley também exige que todas as empresas atualmente e anteriormente regulados pela SEC reter seus documentos para auditoria.

Sarbanes Oxley também é necessária para as empresas com mais de US $ 75 milhões em capitalização de mercado para o último dia do segundo trimestre fiscal, ou não são de capital aberto. Estas empresas são chamados de servidores de dados acelerados. Se uma empresa se torna esse grande em junho de um ano, eles devem cumprir as normas Sarbanes Oxley, incluindo regulamentos de retenção de documentos, até o final desse ano civil.

Qualquer empresa que pode ir a público terá uma política de retenção de documentos e deve manter todos os registros financeiros e de auditoria relacionados com a estar em conformidade Sarbanes Oxley quando eles ir a público.

registros eletrônicos devem ser conservados durante sete anos. Os registros eletrônicos a serem mantidos incluem todos os registros de auditoria, revisões de auditoria, e até mesmo e-mails relacionados com a auditoria. arquivos de log eletrônicos que alterações de registro feitas para registros digitais também devem ser conservados durante sete anos, uma vez que estes arquivos mostram que podem ter bancos de dados alterados contendo informações que foi auditada. Os documentos em papel também deve ser mantida durante pelo menos sete anos.

Visto que a conservação de dados electrónicos adequados requer logs de auditoria e manutenção da integridade dos arquivos de dados, Sarbanes Oxley também exige que as empresas relatam mudanças em seus sistemas de gerenciamento de dados eletrônicos. Assim, os requisitos de retenção de documentos também mandatar relatar violações de dados, novas instalações de sistemas de gestão de dados e possíveis passivos, mesmo se não há documentos digitais retidos foram alterados.

Seção 802 torna crime de alterar ou destruir documentos eletrônicos e em papel. Se os documentos electrónicos ou em papel são deliberadamente destruído, a punição pode ser multa ou até vinte anos de prisão. As empresas também podem ser responsabilizada se não adequadamente o backup de arquivos, e para assegurar a retenção de documentos em caso de hacking, falha de hardware ou outro evento catastrófico.

requisitos de retenção de documentos sob Sarbanes Oxley são melhor tratadas com uma política de retenção de documentos. Uma política de retenção de documentos é uma política da empresa sobre como processar, manipular e armazenar documentos. A política de retenção de documento afirma que os documentos e registros devem ser preservadas, a razão pela qual eles são preservados, como os documentos são armazenados, e quem pode recuperá-los. Ele também descreve como os documentos são eliminados depois de sete anos. Uma política de retenção de documentos também pode ser usado como base para disparar alguém que altera ou destrói documentos legalmente exigidos, impedindo a empresa de ser responsabilizado por multas que podem ocorrer a partir de ações independentes de um indivíduo.