planos de comunicação, sejam eles para uso interno ou externo, deve promover confiança e segurança. Eles devem ajudar a administração e os funcionários comunicar eficazmente uns com os outros e transmitir mensagens-chave para os agentes externos - fornecedores, clientes e investidores. Ouça estas partes interessadas, entender suas preocupações e observe as suas perguntas, e em seguida, criar um plano de comunicação adaptado às suas necessidades. Diferentes planos de comunicação organizacional pode ter mensagens diferentes, mas criá-los envolve algumas etapas básicas.
Realizar uma avaliação das necessidades. Documentar as necessidades de comunicação em detalhes suficientes, incluindo áreas de particular sensibilidade e reações do público possíveis. Por exemplo, se você está preparando um plano de comunicação para um fechamento da fábrica iminente, compreender o impacto que poderia ter sobre os trabalhadores e sua comunidade como parte da avaliação das necessidades.
Definir os objetivos. Resumidamente e claramente delinear os objectivos do seu plano de comunicação. As metas devem ser específicos, realistas e mensuráveis. Por exemplo, se a empresa está prestes a anunciar uma fusão, as metas poderiam ser declarado como: "Assegurar que todos os funcionários da empresa, acionistas e analistas financeiros estão cientes da lógica. Sediar uma conferência de imprensa conjunta pela alta administração de ambas as empresas no dia do acordo formal. Postar todos os detalhes de fusão relevantes no website de relações com investidores."
Analisar o público-alvo para moldar a sua mensagem. No exemplo encerramento da fábrica, haveria duas mensagens: uma para os empregados que serão afetadas diretamente, e outra para a comunidade em geral. Para as fusões, as empresas muitas vezes agendar duas a três apresentações conjuntas: um para os meios de comunicação, um para analistas financeiros que entra em análise financeira detalhada e um terceiro para os funcionários das respectivas organizações.
Decidir sobre a mensagem. Idealmente, deve haver um ou dois pontos-chave, caso contrário, a mensagem pode ficar confuso. Nos exemplos tanto o fechamento da planta e de concentrações, a mensagem central seria a razão - porque as ações são necessárias neste momento particular. Seja otimista. Mesmo nas circunstâncias económicas difíceis, procure desenvolvimentos positivos - por exemplo, uma nova vitória cliente ou um novo lançamento de produto - que pode servir como um impulso moral para os seus funcionários.
Planejar a entrega. Identificar pessoas-chave e alocar os recursos necessários. Por exemplo, se você pretende implementar um novo sistema de tecnologia da informação, você pode ter que planejar múltipla sala de aula e sessões de treinamento baseados na Web. Isso também pode envolver sessões de formação de formadores para um grupo de formadores que irão treinar e orientar todos os outros funcionários.
Avaliar a eficácia do seu plano de comunicação. Uma pesquisa on-line simples ou um questionário hospedado na intranet corporativa pode ser suficiente. Algumas organizações contratar organizações de pesquisa externos para examinar seus funcionários sobre as principais iniciativas de comunicação corporativa. Você também pode obter um sentido geral, conversando com seus gerentes e funcionários e avaliar se eles têm ouvido e compreendido os elementos-chave da sua mensagem. Ouvir o feedback e fazer perguntas de acompanhamento para que você possa ajustar o plano de comunicação.
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