A comunicação externa é como uma empresa ou organização comunica com aqueles que estão fora da estrutura organizacional. Isso varia de clientes e clientes, aos prestadores de serviços públicos e parceiros de negócios, para angariação de fundos entidades e, basicamente, qualquer um que não está na folha de pagamento da empresa. Boa comunicação externa é tão importante quanto a boa comunicação interna, de modo que é preciso haver um cuidado especial colocado sobre certificando-se de que aqueles fora da empresa recebem o mesmo cuidado e respeito como aqueles dentro da empresa.
Recolher feedback externo. Feedback refere-se aos relatos feitos à empresa por todas as fontes externas que põem os pontos fortes e fracos em sua capacidade de oferecer serviços e produtos. Se os clientes ligam para reclamar, ou você oferecer inquéritos aos clientes que avaliam o seu desempenho ou usar outro método, o feedback irá apontar lacunas na sua capacidade de comunicação.
Abordar as questões de comunicação externa que você encontrar. Você pode achar que os clientes sentem que não estão a ser tratados com respeito, ou que lhes é dada a correr por representantes da empresa. Você pode achar que o seu serviço de e-mail está tachar e-mails de clientes como spam para que os pedidos e perguntas não são recebidos. Há centenas de potenciais problemas de comunicação externas. Uma vez que você descobrir exatamente o que está causando a falta de comunicação, você pode prosseguir.
Criar uma solução para os problemas de comunicação externos. Por exemplo, se os clientes relatam que representantes usar muito jargão técnico, em seguida, treinar os representantes para quebrar as coisas tão simples quanto é necessário. Se seus clientes estão relatando que o seu serviço de telefone não está funcionando, então consertá-lo e configurá-lo para ser tão fácil de navegar quanto possível. Se os clientes on-line quiser mais informações, atualizar seu site e, talvez, oferecer-lhes uma maneira de controlar pedidos ou obter ajuda de mensagens instantâneas de um representante. Seja qual for a solução, ela deve abordar a preocupação e apresentar uma solução viável.
Coletar feedback sobre a solução para o seu problema de comunicação externa. Você precisa obter os sentimentos daqueles que são afetados pela solução para ver se é ou não resolveu o problema, tanto para seus empregados da companhia e para os representantes externos que participam no processo de comunicação externa.
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