A mudança organizacional é difícil, mas o que pode ser ainda mais difícil está a comunicar essas mudanças para os funcionários. Muitos gerentes se preocuparem com impressionante o tom certo ao fazer o anúncio inicial, mas uma infinidade de outras questões devem ser consideradas também. Respondendo a perguntas dos empregados, respondendo às suas preocupações e manter a comunicação fluindo em tempos de incerteza são elementos-chave no anúncio e implementação de mudanças.
Elaborar um plano de comunicação clara. Faça uma lista de tudo o que deve ser comunicada aos funcionários sobre a mudança organizacional. Antecipar as perguntas empregados possa ter sobre as mudanças e estar pronto para respondê-las. Incluir os pontos que você irá abordar no anúncio inicial, bem como a forma como você vai continuar a se comunicar com os funcionários sobre as mudanças que começam a acontecer. Compartilhar ou criar este plano com os outros em posições de gestão para que você entregar mensagens consistentes para funcionários de toda a mudança.
Explique aos funcionários o que levou a mudança organizacional. Explique quaisquer problemas específicos que a empresa está encontrando incluindo como e por que eles precisam de ser abordadas. Se a empresa está sofrendo de baixos lucros, aumento de custos ou má moral dos funcionários, explicar isso para os funcionários.
Especificar para trabalhadores como a mudança organizacional irá melhorar a empresa. Destaque como ela vai afetar positivamente a empresa como um todo (por aumentar os lucros ou melhorar a reputação da empresa, por exemplo). Salientar como essas mudanças vão beneficiar os próprios trabalhadores individuais. Continuar a enfatizar os benefícios do plano, mesmo após o anúncio.
Dar aos trabalhadores um prazo para a mudança. Diga-lhes quando as mudanças vão começar e quanto tempo eles vão levar. Se você não tiver certeza do prazo exato, ser honesto e permitir que os funcionários sabem quando eles podem esperar uma resposta.
Partilhe as suas próprias dúvidas e perguntas. Se houver informações sobre a mudança que é confidencial ou que ainda não foi resolvido, informar os empregados que você vai deixá-los saber mais uma vez que você pode e tentar dar-lhes um momento em que eles podem esperar uma resposta para reduzir a especulação.
Fornecer aos funcionários a oportunidade de fazer perguntas ou expressar dúvidas ou dificuldades que têm com as alterações. Convide os funcionários para falar com você ou outro tipo de gestão regularmente sobre quaisquer preocupações que eles têm todo o processo. Responder a perguntas difíceis da forma mais honesta possível.
Comunique-se com gerentes e funcionários freqüentemente como as mudanças ocorrem. Fornecer qualquer informação nova que surge de imediato. Notificar os funcionários se as mudanças do plano e explicar por que ele mudou. Seja o mais aberto possível durante todo o processo para que os funcionários não sentem que estão sendo mantidos no escuro.
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