Como escrever uma carta eficaz de pedido de recursos adicionais

A frase inicial é a abertura que diz ao leitor por que a letra é importante. Decidir sobre a declaração principal que pretende fazer para justificar o seu pedido de recursos adicionais e usar isso para começar a sua carta. Esta poderia ser uma afirmação ampla, como dizendo que os recursos que você está solicitando vai ajudar a aumentar as vendas ou reduzir custos. Você, então, fornecer suporte para a sua reivindicação no corpo da carta.

Por exemplo, se você está solicitando um novo software para um departamento de contabilidade, você pode começar a sua carta com, "Eu gostaria de pedir duas licenças de software ABC para o departamento de contabilidade, o que irá ajudar a empresa a reduzir o número de encomendas perdidas e aumentar as receitas da empresa." Você, então, explicar que o software lhe permitirá processar e aprovar novas contas de clientes mais rápido, resultar em vendas mais rápidas de ordens, e ajudar a recolher a receber mais cedo.

Faça uma lista das pessoas que irão beneficiar o seu pedido que não aqueles que serão directamente utilizando os recursos. Por exemplo, se você está solicitando recursos que o ajudarão a realizar verificações de crédito mais rápidos sobre os clientes potenciais, isso vai ajudar seu departamento de vendas evitar a perda de clientes que continuar a fazer compras para um outro fornecedor enquanto aguardam aprovação. Entre em contato com o departamento de vendas e pedir-lhes permissão para usar o seu apoio a seu pedido. Olhar para os problemas seus novos recursos vai resolver e encontrar pessoas que são afetadas por esses problemas.

Faça uma lista das maneiras seu pedido vai economizar o dinheiro da empresa ou aumentar as vendas. Mesmo se você está solicitando recursos para algo que tem um benefício aparentemente intangível, você ainda pode ser capaz de encontrar benefícios financeiros. Por exemplo, se você quiser recursos para iniciar um programa de bem-estar do empregado, reunir-se com seu departamento de RH para determinar o custo para a empresa do absentismo, as reivindicações de seguro de saúde, a rotatividade de funcionários, pedidos de indenização e outras perdas de produtividade que um programa de bem-estar pode reduzir ou mitigar.

Alguns benefícios seus recursos solicitados irá fornecer pode não ser facilmente quantificáveis, mas seus superiores ainda será capaz de ver como eles iriam afetar positivamente a empresa. Esses benefícios podem incluir melhorou o moral dos funcionários, diminuição do volume de negócios, aumento da satisfação do cliente, diminuiu os retornos dos clientes e melhoria da produtividade e eficiência.

Se possível, terminar a sua carta, mostrando a relação custo / benefício de sua solicitação. Liste todos os custos associados com o seu pedido, em seguida, listar os benefícios quantitativos e qualitativos que conceder-lhe os recursos solicitados irá proporcionar. Escreva a carta usando o "Diga-lhes o que você vai dizer a eles. Diga-lhes. Diga-lhes o que lhes disse," formato, começando com uma ligação forte, suportando-o no corpo da carta, e terminando com uma recapitulação.