A maioria das empresas preparar um plano de negócios anual que inclui uma previsão financeira, também chamado de orçamento da empresa. O plano ou orçamento é uma ferramenta de gestão para assegurar a direcção estratégica para a empresa. Ele mostra que medidas são necessárias para implementar as estratégias que foram escolhidos - e quanto estas etapas ou ações vai custar - e prevê as receitas e lucro que se espera venham a resultar da sua aplicação. Quando os resultados financeiros reais se tornam disponíveis, geralmente no final de cada mês, estes resultados são comparados com os valores orçados em relatórios de comparação orçamento.
Preparação
resultados financeiros reais são preparados pelo departamento de contabilidade de uma empresa. Os orçamentos podem ser preparados pela contabilidade, bem, ou pode haver um departamento de planejamento e análise financeira especializada que tem a seu cargo a preparação do orçamento. Os orçamentos são projetados para estar no mesmo formato que as demonstrações contábeis mensais, de forma a comparação de resultados reais para o orçamento são mais fáceis. Estes sistemas são normalmente automatizado para que uma vez que os valores do orçamento são de entrada, os relatórios de comparação são criados automaticamente, logo que a informação contabilística torna disponível.
Valor
Variações entre valores previstos e reais revelar informações importantes para a gestão da empresa sobre como a empresa está realizando. Idealmente, o orçamento foi cuidadosamente preparado para que ele pudesse ser tão preciso quanto possível, uma previsão do que a empresa será capaz de alcançar no próximo ano. Quando os relatórios de comparação de orçamento mostram variações significativas, isso significa que tanto os pressupostos utilizados para preparar o orçamento estavam em erro, ou para o ambiente de negócios mudou do que era esperado. Os relatórios de comparação orçamento permitir que a equipa de gestão para identificar rapidamente onde os problemas estão ocorrendo.
Análise e Interpretação
Em grandes empresas com muitos departamentos e várias divisões, o volume das demonstrações contábeis produzidas pode ser enorme, o que significa o volume de relatórios de comparação do orçamento também é grande. o pessoal da contabilidade ou finanças levar esses dados e preparar relatórios de síntese para a gerência sênior para avaliar. Estes relatórios, elaborados a cada mês, incluem uma discussão narrativa dos resultados e análise das razões para as variações mais significativas. O relatório tem tabelas e gráficos para ilustrar as principais tendências que a alta administração precisa revisar e discutir. No caso das despesas sendo maior do que o orçamento, os analistas encarregados de preparar a comparação orçamento relata muitas vezes tem que voltar para os lançamentos de contabilidade para esse período para descobrir as razões específicas para os desvios. Analisando as variações de receitas envolve determinar se as vendas unitárias foram menores do que o orçamentado ou o preço médio auferido por unidade era menos do que o previsto.
Ação corretiva
Depois de analisar os relatórios de comparação de orçamento, a alta administração deve determinar se as variações são significativas o suficiente para justificar sejam adoptadas acções correctivas. Uma questão é se as variâncias eram de uma só vez eventos incomuns ou parte de um padrão recorrente. Se as vendas de um produto cair abaixo de orçamento para um número de meses, uma mudança na estratégia de marketing pode ser feito para obter vendas de volta aos trilhos. Alternativamente, a quebra de receitas pode ser devido a fatores além de a capacidade da empresa para controlar, como uma recessão económica geral. A resposta, nesse caso, pode ser de cortar em despesas orçadas para diminuir a diferença entre o orçamento e os resultados reais em próximos meses. A gestão de topo aborda maior do que as despesas orçadas pelo encontro com os gestores cuja departamentos eram responsáveis pelos desvios e perguntando por que eles ocorreram.
