Os controles internos são políticas destinadas a implementar um sistema de freios e contrapesos entre os funcionários de uma organização. A governança corporativa é o ato de criação, implementação e manutenção de políticas que regem a gestão eo funcionamento interno de uma corporação. Os controles internos são uma parte vital de governança corporativa, como eles podem reduzir ou eliminar as oportunidades de roubo, fraude, mau uso dos ativos e cumplicidade envolvendo uma gama de funcionários em atividades com múltiplos componentes ou etapas.
Separação de tarefas
Separação de tarefas é um componente importante de qualquer sistema de controles internos. Separando os direitos relacionados na gestão de contabilidade ou de inventário faz furto interno mais difícil, como ele se espalha acesso e responsabilização pelos fundos da empresa e inventário sobre um grupo maior de pessoas.
Um exemplo de separação de funções na gestão de estoques inclui compra de separação, receber e funções de contabilidade de inventário entre três pessoas. Se uma única pessoa era responsável por todas as três funções, ele poderia falsificar registros de compras e recebimentos a fazer o inventário por si mesmo às custas da empresa, ou inflar os preços de compra para alinhar seus próprios bolsos.
Controles administrativos
Os termos "burocracia" e "fita vermelha" carregam conotações negativas no mundo dos negócios, mas existe a burocracia por uma razão. formulários de autorização assinados e processos de aprovação de várias camadas podem ser controles internos eficazes que aumentem a responsabilização na linha de frente, bem como dentro das fileiras de gestão. Quanto mais as pessoas que sabem sobre qualquer decisão particular, a menos provável que o tomador de decisão é agir de forma antiética. formulários de autorização assinados deixar um rastro de papel, identificar exatamente quem foi o responsável por bens valiosos em cada turno.
auditorias
As auditorias internas são outro controle interno poderoso. Qualquer empresa que depende fortemente de inventário ou grandes volumes de materiais - como aço, cola ou toner de tinta - devem realizar auditorias regulares e aleatória para assegurar que o inventário e os materiais que tem na mão corresponde registros de compra e de venda.
Separação de funções entra em jogo em auditorias, bem. Nunca permita que alguém com a capacidade de roubar inventário ou materiais para realizar uma auditoria. Atribuir a tarefa a pessoas que não trabalham diretamente com ativos de sua empresa, sempre que possível, como alguém do departamento de contabilidade.
Auditorias contábeis
O dinheiro é tão valioso para uma empresa como seu estoque e materiais e dinheiro muitas vezes pode ser mais fácil roubar do que outros ativos. Realizar auditorias regulares e aleatórias de seu sistema de contabilidade para assegurar que seus registros internos corresponder-se com recibos de vendas, registros bancários e registros dos fornecedores. Banco e registros de fornecedores não pode ser alterado a partir de dentro da sua empresa, por isso, se os seus registos não coincidir com a deles, pode haver um problema em seu sistema de contabilidade.
Separando contabilidade e funções de auditoria financeira pode ser difícil, uma vez que o seu departamento de contabilidade podem ser os únicos funcionários capazes de realizar a auditoria. Considere o uso de um CPA fora para auditar os seus livros de vez em quando.