Políticas e procedimentos de aquisição

A maioria das empresas irá manter uma lista de fornecedores preferenciais que o departamento de compras administra e atualiza. Fornecedores em uma lista preferencial terá sofrido algum tipo de processo de seleção para avaliá-los em relação a critérios tais como custo, qualidade e conformidade.

Quando há uma necessidade de comprar algo que a actual lista de fornecedores não pode fornecer, o departamento de compras encontra grossistas, retalhistas ou outras empresas que podem efetivamente entregar a nova exigência. Uma vez que os fornecedores tenham sido identificadas, a equipa de recolha irão desenvolver uma especificação, que é uma descrição detalhada do requisito. A especificação é enviado para estes novos fornecedores que serão convidados a retornar citações sobre os preços de bens e serviços necessários.

As propostas geralmente tem que ser devolvido à colheita em um dia e hora determinados. As propostas devolvidos irá incluir o preço para o serviço ou produto necessário, uma descrição do produto ou serviço, informação financeira detalhando os fornecedores contas, questionários de saúde e segurança e, onde, questionários ambientais relevantes.

Normalmente, as propostas devolvidas são distribuídas aos especialistas internos que avaliam as diferentes partes do concurso. Por exemplo, as informações relativas a uma conta de empresa será avaliada pelo departamento de finanças, o questionário de saúde e segurança pela equipe de saúde e segurança e as especificações do produto ou serviço por especialistas no assunto. Procurement normalmente irá avaliar as tabelas de preços e ordenar e preparar um relatório de recomendações. Tudo isso é completado dentro de um período de tempo especificado.

É a tarefa do departamento de compras para informar todos os fornecedores de sua decisão. É melhor prática para oferecer todos os fornecedores sem sucesso um debrief para ajudá-los a entender onde sua tentativa fracassada. Essa avaliação irá informá-los melhor para futuras oportunidades que possam surgir. fornecedores de sucesso são notificados por escrito de seu sucesso.

No final do contrato, quando o produto ou serviço tenha sido entregue, a equipe de compras irá verificar se todos os termos do contrato foram atingidos e eles estão felizes com o desempenho dos fornecedores. Após este foi satisfatoriamente concluída, a organização de compra normalmente autorizar pagamento a ser feito. A prática comum é ter uma reunião pós-contrato com representantes do fornecedor e organizações que compram. Isto oferece um fórum para discutir os sucessos e fracassos do contrato e permite que os gerentes de documentar os resultados para referência futura.